Электронная подпись для бизнеса: что это такое и зачем она нужна

Электронная подпись (ЭП) — это аналог реальной подписи в электронном формате. Она позволяет заверять документы и подтверждать их юридическую силу. Благодаря ЭП не нужно делать распечатки, тратить время на встречи или поездки по инстанциям.

Использовать ЭП можно в любой сфере бизнеса. Например, в строительной компании такая подпись позволит быстро согласовать проект застройки. А в компаниях, которые предоставляют финансовые услуги, ЭП ускоряет транзакции, упрощает открытие счетов.

Согласно федеральному закону № 63-ФЗ , в России действительны три вида электронной подписи:

1. Простая (ПЭП).
2. Усиленная неквалифицированная (УНЭП).
3. Усиленная квалифицированная (УКЭП).

Подписи различаются по юридической значимости и уровню защиты документов. Рассмотрим каждую из них.

1. Простая (ПЭП)

Как правило, в роли ПЭП выступает связка логин+пароль или код в SMS. Они нужны, чтобы пользователь авторизовался в системе. Последовательность символов уникальна для каждого конкретного человека.

Для чего нужна

ПЭП в бизнесе можно использовать для подписания документов в электронных системах внутреннего документооборота. Например, для заявлений, служебных и объяснительных писем. С помощью ПЭП руководитель подписывает приказ, а сотрудник — подтверждает, что ознакомился с этим приказом.

Недостаток простой электронной подписи — её уязвимость. Она не гарантирует, что в подписанный документ не будут вносить изменения. Представим ситуацию: сотрудник пишет заявление на отпуск, указывает дату — 1 сентября и подписывает его простой электронной подписью. Однако на этапе утверждения руководитель меняет дату на 3 сентября и подписывает свою версию заявления. Доказать, что сначала была другая дата, не получится. ПЭП не фиксирует первоначальный вид документа.

Изначально у простой подписи нет юридической силы. Чтобы придать ПЭП законную силу, стороны должны договориться о порядке её использования — зафиксировать это в специальном соглашении или трудовом договоре. Иначе при судебных разбирательствах суд не примет такую подпись как доказательство.

Где получать

Обычно ПЭП на предприятиях создают в самой системе электронного документооборота. В этом случае подписью станут логин и пароль к учётной записи.

Как применять

Документ считается подписанным простой подписью, если сотрудник заходит под своей учёткой в систему, создаёт документ и отправляет его по тому или иному маршруту внутри компании.

Допустим, в компании не используют электронный документооборот, а всю документацию отправляют по корпоративной почте. Тогда в качестве подписи подойдёт ответ, например, «Принято» или «С документом ознакомлен». Формулировки нужно зафиксировать в соглашении, о котором мы говорили выше.

2. УНЭП

УНЭП — это определённый набор символов, который создают с помощью шифрования. Представляет собой два ключа: первый — сама подпись, второй – для проверки подписи. Хранится УНЭП на каком-либо носителе, например на флешке. Также может находиться в облаке или в мобильном приложении на вашем телефоне.

Для чего нужна

Как и простую подпись, УНЭП используют для электронного документооборота внутри компании. Кроме того, с её помощью можно:

• Отправлять запросы на информационные ресурсы и в госорганы.
• Получать справки.
• Заключать договоры с контрагентами.
• Подписывать документы с банком.

УНЭП, в отличие от ПЭП, позволяет увидеть, что в документе ничего не изменилось после его подписания.

Но, как и простая подпись, УНЭП изначально не имеет юридической силы и не считается аналогом собственноручной подписи. Чтобы подписывать с её помощью документы, стороны должны составить специальное соглашение.

Где получать

УНЭП получают в МФЦ или в коммерческих удостоверяющих центрах. Также есть мобильные сервисы, где такую подпись выпускают всего за несколько минут. Кроме того, подпись можно создать самостоятельно — в IT-отделе компании, например.

Как применять

Если подпись хранится на внешнем носителе или в облаке, для её использования на компьютере устанавливают специализированное ПО. Его можно получить там же, где и подпись.

Если подпись находится в мобильном приложении, то всё взаимодействие с документами происходит в нём же.

3. УКЭП

УКЭП — самая надёжная подпись, которую невозможно подделать. Её создают с помощью криптографических технологий, которые прошли сертификацию в Федеральной службе безопасности.

Для чего нужна

С её помощью можно взаимодействовать со всеми государственными инстанциями, подписывать документы любой важности.

Например, УКЭП позволяет:

• Подавать отчётность в налоговую, ПФР или ФСС.
• Регистрировать онлайн-кассу.
• Готовить документацию для участия в госзакупках.
• Подавать иски в суд.
• Подавать заявления на переход в другую систему налогообложения.

УКЭП имеет полную юридическую силу. Это значит, что для её применения не нужны соглашения — УКЭП по умолчанию приравнивают к рукописной подписи. Её примут как доказательство в любом суде.

За счет сложных алгоритмов шифрования УКЭП фиксирует подлинность документа и его целостность. Если вы подписали документ, то можете быть уверены, что никто не поменяет в нём важные цифры или не перепишет условия сотрудничества.

Где получать

Процедура получения УКЭП строго регулируется законом и зависит от того, кто её получает — руководитель организации/ИП или простой сотрудник.

Руководитель юрлица или ИП лично обращается в налоговую либо действует через её доверенных лиц. Схема такая:

1. Подать заявление в отделении или онлайн.
2. Купить токен — флешку-носитель с сертификатом соответствия, например Рутокен. Токен можно приобрести непосредственно у производителя или в удостоверяющем центре.
3. Подтвердить свою личность в отделении ФНС — потребуются паспорт и СНИЛС.
4. Получить там же сертификат электронной подписи — его запишут на токен, процедура бесплатная и займёт около 15 минут.

Срок действия выданной в ФНС подписи — 15 месяцев. Затем нужно получить её заново. Скопировать подпись и передать её другому человеку невозможно.

Рядовые сотрудники не смогут получить УКЭП через налоговую. Им придётся обратиться в коммерческие аккредитованные удостоверяющие центры. Условия и стоимость различаются в зависимости от выбранного центра.

Как применять

Для работы с УКЭП необходимо установить и настроить на компьютере специализированное ПО. Подробная инструкция есть на сайте налоговой.