Как бороться с прокрастинацией: советы для тех, кто работает из дома

Что такое прокрастинация

Согласно исследованиям, 20% людей во всём мире постоянно прокрастинируют. В ситуации, когда человек работает не в офисе, проблема обостряется. 53% удалённо работающих сотрудников считают это главной профессиональной проблемой.

Даже у самых дисциплинированных удалёнщиков бывают дни, когда вместо рабочих задач хочется заниматься чем-то другим. Например, смотреть забавные видео, переписываться в мессенджерах или наводить порядок в квартире. Такое состояние психологи называют прокрастинацией. Если это случалось с вами пару раз — не страшно. Но если вы прокрастинируете каждый день — пора бить тревогу.

Опасность такого состояния в том, что со временем оно может укорениться. И станет не просто плохой привычкой, а моделью поведения. Хронические прокрастинаторы упускают возможности для роста дохода, хуже справляются с работой и выглядят некомпетентными в глазах руководства и коллег, постоянно нервничают и чувствуют себя подавленными.

Причины прокрастинации на удалёнке

Если прокрастинация стала посещать удалёнщика слишком часто, это может привести к выгоранию, депрессии и даже увольнению. Чтобы побороть нежелательное состояние, важно разобраться в его причинах.

• Отсутствие контроля. Когда рядом нет ни коллег, ни руководителя, которые видят, чем конкретно вы занимаетесь в данный момент, легко потерять бдительность и отвлечься на пустяки.
• Влияние отвлекающих факторов. Конечно, разговоры с коллегами за чашкой кофе тоже отвлекают от работы. Но семья, домашние животные и бытовые дела способны отвлечь ещё сильнее. Например, человек может не приступить к рабочей задаче с самого утра, а вместо этого заняться стиркой, посудой, уборкой... В результате рабочий день начнётся к обеду. А ещё многих расслабляет домашняя обстановка. Сложно сконцентрироваться на работе, когда находишься в нескольких метрах от кровати или любимого дивана.
• Нет чёткого распорядка дня. Не у всех удалёнщиков получается правильно распланировать своё время. Если у человека проблемы с самодисциплиной, ему бывает сложно организовать себя и наметить оптимальную последовательность действий. Например, вместо подготовки отчёта для руководителя сотрудник может заниматься мелкими заданиями, выполнение которых в настоящий момент неважно.
• Нехватка общения. Из-за недостатка коммуникации с коллегами может снизиться мотивация. Когда люди не получают поддержки и не понимают, как их действия влияют на общее дело команды, им сложнее заставить себя заниматься работой.

Ложные причины прокрастинации

С понятием прокрастинации связано много неверных убеждений. Развеем самые популярные — о том, почему люди вообще склонны откладывать важные дела.

• Генетика и характер. Прокрастинация в той или иной степени свойственна абсолютно всем. Важно научиться с этим справляться, а не оправдывать себя индивидуальными особенностями.
• Лень. Обычно возникает обратная ситуация: трудоголик взваливает на себя слишком много дел, понимает, что выполнить их все невозможно, нервничает и прокрастинирует.
• Неумение планировать. Тайм-менеджмент, чёткий график и грамотная расстановка приоритетов действительно помогают в работе, но не всегда позволяют справиться с прокрастинацией. Причины могут быть скрыты в сфере эмоций, и тогда прокрастинатору понадобятся ещё и психологические техники.

Как бороться с прокрастинацией

Вот список самых популярных и эффективных рекомендаций:

1. Обустройте домашний офис. Найдите место в квартире, где вы будете заниматься только рабочими делами. Это необязательно должен быть кабинет или отдельная комната, достаточно выделить небольшой уголок в гостиной или задействовать пространство на утеплённом балконе. Обеспечьте себя удобной мебелью, качественным освещением, стабильным интернетом. Зарядные устройства, папки с документами, адаптеры, флешки и шнуры — все предметы, которые могут пригодиться для работы, должны быть под рукой. А вот игрушки, чашки, личные вещи и другие отвлекающие предметы лучше убрать из поля зрения.
2. Составьте рабочий график и чётко ему следуйте.
   • Возьмите в привычку формировать список задач на день, чтобы сразу видеть, какие дела требуют срочного вмешательства, а какие можно выполнить позже.
   • Относитесь с уважением к своим биоритмам и выполняйте более сложные дела в то время, когда вы наиболее продуктивны. Но, разумеется, помните и о часовых поясах других удалённых сотрудников.
   • Вовремя отдыхайте: назначьте себе время для обеденного перерыва, час-полтора, а также для коротких перерывов по 15 минут. После трудового дня старайтесь не включаться в рабочие вопросы — займитесь личными делами.
   • В любое, даже тщательно продуманное расписание жизнь рано или поздно вносит свои коррективы. Чтобы форс-мажор не застал вас врасплох, оставляйте в графике свободное получасовое «окно хаоса» для неожиданных задач. Регулярно пересматривайте график и при необходимости вносите изменения.
3. Используйте технологии для самоорганизации. Существует масса полезных программ: трекеры рабочего времени, онлайн-доски для управления задачами, цифровые календари и сервисы по составлению заметок. Соблюдать баланс труда и отдыха и своевременно устраивать перерывы поможет таймер.
4. Используйте техники тайм-менеджмента. Вот несколько полезных приёмов для планирования дел.
   • Матрица Эйзенхауэра. Поделите дела на четыре группы: срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные.
   • Метод Pomodoro. После каждых 25 минут работы устраивайте перерыв 5 минут; после 4 рабочих интервалов — перерыв 30–60 минут.
   • Метод SMART. Ваши цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и с конкретным сроком достижения.
   • Метод ABCDE. Чтобы сосредоточиться на том, что действительно важно, определите для каждой задачи приоритет. A — наиболее значимая, B — значимая, но не критически важная, C — желаемая, но не важная, D — та, которую можно делегировать, E — та, которую можно и не выполнять.
   • Метод Eat That Frog («Съешь лягушку»). Чтобы увеличить скорость работы, начните день с самого трудного и неприятного. После выполнения главной задачи справиться с остальными делами будет проще.
5. Ставьте промежуточные задачи. Чаще всего прокрастинация настигает нас тогда, когда мы понимаем, что дело слишком сложное, и не знаем, как к нему подступиться. Чтобы контролировать ситуацию, разбейте большую задачу на несколько подзадач. Например, если вам предстоит написать подробную статью, сначала изучите источники, соберите ссылки на нужные материалы, составьте план, потом напишите черновик, а уже после приступайте к финальной версии. И не забывайте хвалить себя даже за выполнение мелких задач.
6. Сведите к минимуму отвлекающие факторы. Переведите смартфон в беззвучный режим, отключите уведомления в социальных сетях и попросите родных не беспокоить вас в рабочее время. Чтобы оставаться на связи с коллегами, но не отвлекаться ни на какую другую переписку, можно использовать корпоративные мессенджеры.

Психологические трудности

Предположим, вы уже обустроили рабочий стол, убрали телефон подальше, составили план работы на день, но к работе так и не приступили. Причина может быть в психологических барьерах, из-за которых возникает прокрастинация.

Стресс

Рабочая задача может вызвать страх осуждения, неудачи или конфликта. Естественная реакция психики в таком случае — избежать выполнения работы любой ценой. В результате возникает стресс, и в таком состоянии приступить к делам ещё сложнее. К тому же сотрудники, склонные к прокрастинации, из-за стресса чаще болеют.

Рассказываем, как уменьшить волнение:

• Не держите переживания в себе — обсудите ситуацию с семьёй, друзьями или коллегами. Когда мы проговариваем эмоции, их интенсивность снижается.
• Будьте физически активны до или после рабочего дня — например, подойдёт занятие йогой или прогулка в бодром темпе.
• Пообещайте себе выполнять сложную работу только пять минут и поставьте таймер. По истечении времени оцените своё самочувствие и решите, готовы ли вы двигаться дальше.
• Не забывайте, что крупные и сложные задачи выполнять психологически легче, если разделить их на более мелкие и простые.

Страх «чистого листа»

Многие люди, не только писатели, копирайтеры и журналисты, перед началом работы впадают в ступор и не могут сделать первый шаг. И переключаются на другие дела, а важные задачи остаются невыполненными.

Рассказываем, как помочь себе приступить к работе:

• Заведите ритуал перед началом рабочего дня — например, выполняйте короткую разминку.
• Не требуйте от себя слишком многого, пересмотрите поставленные цели — они и вправду реалистичны? Возможно, вместо «начать и завершить проект» на сегодня стоит запланировать только «собрать материал».
• Не обязательно начинать с начала. Выполните любую из промежуточных задач — так вы легче включитесь в рабочий процесс.

Перфекционизм

Такое бывает у тех, кто привык делать всё идеально и болезненно переживает даже мелкие промахи. Увы, подобные ожидания от себя приводят к слишком долгому планированию: сотрудник ещё только обдумывает задачу, а пора уже выполнить реальные действия.

Рассказываем, как бороться с перфекционизмом:

• Начните работу без установки сделать её хорошо — делайте как можете. Например, в течение получаса набросайте черновой вариант статьи, без внимания к деталям и отдельным формулировкам, а уже позже займитесь вдумчивым редактированием.
• Сосредоточьтесь на процессе, не думайте пока про результат.
• Ни в коем случае не ругайте себя — наоборот, поощряйте на каждом этапе работы. Можно мысленно себя хвалить или придумать какое-то особое маленькое вознаграждение.
• При необходимости запрашивайте поддержку друзей и коллег.

Как бороться с прокрастинацией сотрудников, если вы руководитель

Прокрастинация тех, кто работает удалённо, снижает эффективность всей команды. Вот основные способы мотивировать сотрудников:

1. Расскажите команде о техниках тайм-менеджмента — возможно, кто-то откроет для себя новые эффективные лайфхаки, о которых раньше не слышал. Для удалённых работников можно организовать цикл вебинаров.
2. Пользуйтесь инструментами и ПО для командной работы — напоминаем о сервисах управления проектами и онлайн-досках.
3. Не допускайте изоляции и нехватки общения — используйте корпоративные чаты, организуйте созвоны с участием всех сотрудников.
4. Помогите своим подчинённым с планированием: поставьте конкретные цели и сроки, сгруппируйте задачи, определите приоритеты.
5. Внедряйте принцип «не знаешь — спроси»: будьте в контакте с командой; поощряйте ситуации, когда вам задают вопросы.
6. Проводите регулярные индивидуальные встречи, конструктивно критикуйте и отмечайте достижения.
7. Не перестарайтесь с контролем — свобода и самостоятельность в решении рабочих вопросов тоже нужны каждому сотруднику.
8. Позаботьтесь о психологическом климате в компании. Заведите чат для нерабочих вопросов, организуйте мероприятия офлайн. И пусть общение между коллегами будет не в строго деловой манере, а иногда и в более неформальной.

Заключение

Прокрастинация — довольно распространённое явление в среде фрилансеров и удалёнщиков. Но с ней можно успешно справляться, если применять конкретные рекомендации: правильно организовать рабочее пространство, освоить техники тайм-менеджмента и самоорганизации, убрать отвлекающие факторы.

Только не пытайтесь следовать всем советам по борьбе с прокрастинацией одновременно и сразу. Действуйте поэтапно. Начните с того, чтобы разобраться, почему вы вообще прокрастинируете. Потом попробуйте, например, дробить задачи на более мелкие и применять какую-то одну технику тайм-менеджмента — в течение недели. После этого оцените эффективность выбранных инструментов и только потом внедряйте новые.

Избавление от прокрастинации — процесс далеко не быстрый и не простой, но когда всё получится, вы ощутите существенное повышение качества жизни. Главное — не прокрастинировать и в этом вопросе тоже. Внедрите какой-либо из наших советов в свои рабочие будни прямо сейчас.