Маркировка, инвентаризация и ещё как минимум десять задач бизнеса, которые решает онлайн-касса

21 октября 2020

Вы задумывались, сколько времени у вас уходит на учёт движения товаров и подсчёт остатков? А можете ли вы с ходу сказать выручку и прибыль? Если каждый ваш день заканчивается сведением записей в тетрадях, эта статья для вас. 

Помощник у вас, скорее всего, уже есть. Онлайн-кассы не только пробивают чеки в соответствии с требованиями закона, но ещё и решают множество важных задач предпринимателей.

Автоматизация процессов и экономия времени

Представьте себе педантичного сотрудника, который сводит приход, расход, остаток, никогда не отвлекается, с ним нельзя договориться о том, чтобы скрыть недостачи или излишки. Если в вашей команде есть похожий человек, вы настоящий счастливчик. 

А те, кому такая удача не выпала, могут заменить такого сотрудника умной кассой. Например, вы легко доверите современной онлайн-кассе:

  • подсчёт актуальных запасов после каждого списания и поступления; 
  • расчёт цены на оприходованные товары. Вы настраиваете правила ценообразования, и при поступлении розничные цены устанавливаются автоматически;
  • передачу данных о проданных товарах, выручке и поступлениях в сервисы по ведению бухучёта; 
  • создание документов по результатам инвентаризации на недостачи, излишки и пересортицу.

В результате вы:

  • отойдёте от учёта в тетрадях;
  • автоматизируете бухучёт;
  • сэкономите время — своё и сотрудников;
  • будете застрахованы от ошибок «из-за человеческого фактора».

Продажа алкоголя

Чтобы принимать и продавать алкоголь, онлайн-касса должна быть интегрирована с ЕГАИС и уметь: принять и вернуть товарно-транспортные накладные (ТТН), поставить алкоголь на учёт, перемещать и списывать его, а также вести помарочный учёт и запрашивать остатки в ЕГАИС. 

Но у онлайн-касс есть и другие возможности, которые помогут избежать лишней работы; например, вам не придётся:

  • сверять свои учётные остатки с данными из ЕГАИС. Касса сделает это за вас, а ещё подготовит акты списания и акты постановки на баланс, чтобы выравнять остатки;
  • составлять в конце смены документы на списание в ЕГАИС слабоалкогольных напитков;
  • формировать алкодекларацию.

Ещё можно настроить ограничения продаж по дням недели и времени, а также подсказки продавцам о дате рождения, с которой можно продавать алкоголь. После этого вы будете уверены, что ни одна бутылка не продана с нарушением закона.

Работа с маркированными товарами

Вот уж чего боятся многие предприниматели — и зря. Начнём с приёма документов. Если это делать только через электронный документооборот (ЭДО), вам придётся купить для всех магазинов хотя бы по одной квалифицированной электронной подписи (КЭП) и заморочиться с правами доступа. А если в торговых точках нет компьютеров, нужно будет потратиться и на технику.

Удобно получать передаточные документы (УПД) сразу на кассе. Это происходит следующим образом: товар поступает в магазин ⟶ сотрудники сверяют его с документами ⟶ согласовывают ⟶ товаровед или бухгалтер в офисе подписывают все УПД своей электронной подписью. У вас профит: экономия на покупке подписей и двойной контроль документов.

Главное, что касса способна подстроиться под любые процессы в компании. Например, если товар принимает один сотрудник в офисе или на складе, он сможет загружать документы сразу через личный кабинет кассового сервиса.

Ещё в онлайн-кассах предусмотрена защита от штрафов и нерадивых продавцов — установка запрета на продажу табачной продукции по цене ниже, чем минимальная розничная. А с помощью функции проверки подлинности поставок легко контролировать, что поставщики прислали товар, указанный в документах.

Компании, которые работают и с маркированными товарами, и с алкоголем, и с продуктами, подлежащими ветконтролю, с помощью онлайн-кассы могут «одном окне» принимать документы из ЕГАИС, системы маркировки и  ФГИС «Меркурий». Переключаться между разными сервисами не нужно — это экономит не только время, но и нервы предпринимателей и менеджеров.

Контроль и инвентаризация

Своевременно находить пересортицу и пресекать воровство — это то, с чем сталкиваются многие компании. Чтобы всё контролировать, нужно регулярно проводить инвентаризацию. Интеграция онлайн-кассы с товароучётным сервисом позволяет группировать остатки товаров по категориям и сверять их с тем, что хранится в торговом зале и на складе. При этом закрывать магазин на время проверки не требуется.

 С помощью онлайн-кассы можно ещё формировать аналитические отчёты:

  • выручка от продаж в разных ракурсах ─ по товарам, сотрудникам, магазинам, поставщикам;
  • неликвиды и ходовые товары;
  • рейтинги сотрудников по выручке и товаров по доходности;
  • прибыль, возвраты, затраты, средний чек за период и в динамике;
  • себестоимость товаров и наценка.

Для удобства на смартфон можно установить специальное приложение для удалённого контроля бизнеса. Например, сервис позволяет в любое время проверить выручку, сумму возвратов или сколько наличных находится в кассе.

Бонусы от современной онлайн-кассы:

  • возможность проводить частые инвентаризации без закрытия магазина;
  • принимать решения на основе аналитики, а не наобум;
  • производить контроль сотрудников и бизнеса.

Управление и маркетинг

Онлайн-касса позволяет устанавливать для каждого сотрудника определённый перечень функций, необходимых для работы, и ограничивать доступ к другой информации. Например, если вы не хотите, чтобы кассиры могли изменять количество и цены поступивших товаров, можно установить запрет на эту операцию.

Кроме этого, есть управление маркетинговыми инструментами ─ акциями и бонусными картами, например, установка:

  • скидок — размер и на какие товары;
  • условий спецпредложений — например, «два по цене одного»;
  • товаров-подарков и условий их получения.

Во всех ли онлайн-кассах есть перечисленные возможности?

Не все кассы могут стать помощниками для бизнеса. Мы рассказали о том, что умеет современная техника — смарт-терминалы. Автономные кассы не обладают такой функциональностью. Но и среди смарт-терминалов надо выбирать внимательно. В каких-то онлайн-кассах для получения необходимых функций надо установить платные приложения от разных разработчиков. Есть и другие модели, которые достаточно подключить к товароучётному сервису, чтобы получить полноценного помощника. 

При описании современной кассы за основу мы взяли МТС Кассу. Если вам нужен не просто аппарат для чеков, а полноценный помощник, обратите внимание на этот сервис.

Теги: