Как правильно работать с маркированными товарами: пять советов

Бизнесу прибавилось головной боли: с 1 июля 2020 года обязательной стала маркировка обуви, а скоро список пополнится также парфюмерной продукцией, фототехникой и шинами. К 2024 году, по планам правительства, запрет на продажу товаров без маркировки коснётся уже всех категорий товаров. Предпринимателям приходится непросто: им нужно не только осваивать маркировку продукции, но и учиться работать с приёмкой товаров по новым стандартам. Рассказываем, как кассовые сервисы помогают избежать трудностей, связанных с этими изменениями.

Какие ещё изменения ждут производителей и продавцов?

Предпринимателям, которые в 2020 году столкнулись с запретом на продажу товаров без обязательной маркировки Data Matrix, важно незамедлительно реагировать на изменения в законодательной базе. Производители уже наносят код на выпускаемый товар, но продавцам всё же приходится маркировать остатки продукции на складе.

Ещё одним нововведением для предпринимателей стала необходимость работать через электронный документооборот (ЭДО) с квалифицированной электронной подписью (КЭП). Система упрощает работу с отчётностью: производители смогут принимать универсальный передаточный документ (УПД) на поставку, составлять возвратные документы и отправлять их поставщику онлайн. Для тех, кому предстоит работать в новых условиях, есть несколько универсальных советов.

1. Упростить внедрение

«Безболезненно» внедрить систему маркировки товаров помогают онлайн-кассы. Их производители обновляют продукт с учётом изменений в сфере торговли. В функции онлайн-касс уже заложена способность распознавания кодов Data Matrix при сканировании, и они настроены на работу с электронным документооборотом. Всё это упрощает процесс приёмки товаров, позволяет сохранять коды маркировки в системе, вести сквозной учёт продукции и отслеживать поставки товаров. Кассовый сервис будет удобен, если вы не собираетесь самостоятельно настраивать работу в электронном документообороте, а предпочитаете наладить автоматизированный контроль поставок.

2. Сэкономить на маркировке товаров

Можно отказаться от комплексного решения и работать с ЭДО напрямую. Для этого нужна только онлайн-касса, которая распознаёт код маркировки. Приёмку же придётся проводить самостоятельно. Как это сделать? Поставщик товара с помощью ЭДО создаёт универсальный передаточный документ, а работники магазина по прибытии товара подтверждают в системе эту накладную.

Для работы напрямую через ЭДО предпринимателю необходимо самостоятельно выбрать оператора электронного документооборота. Функциональность площадок на рынке может варьироваться, поэтому цены за услуги операторов отличаются. В то же время практически все онлайн-кассы уже оснащены системой работы с ЭДО, поэтому её не придётся оплачивать отдельно. Так, главной задачей для предпринимателя станет сравнение предложений операторов ЭДО и сервисов онлайн-касс и выбор наиболее подходящего для своей компании тарифа и набора опций.

3. Сделать приёмку удобной для персонала

Если у магазина нет склада и сотрудники принимают товар в торговых точках, им потребуется компьютер или смартфон. Работник в магазине сможет принять накладную от поставщика в личном кабинете ЭДО, а затем оформить и отправить возвратные документы. Однако оснастить каждый магазин компьютером — довольно затратно. Поэтому выгоднее оформить сотрудничество с оператором ЭДО, который поддерживает работу системы в мобильной версии смартфона. Такая опция будет стоить дороже и потребует обучения кассиров и продавцов работе с документооборотом через смартфон. Зато кассовый сервис автоматически оформит нужные бумаги через ЭДО, наладит документооборот с поставщиками и не будет отвлекать продавцов от общения с покупателями.

4. Автоматизировать процесс маркировки

Новые стандарты маркировки товара и использования системы электронного документооборота влияют и на работу товароучётных систем (ТУС). Если предприниматель решает работать через ЭДО, ему потребуется записывать товар и ставить его на баланс в ТУС самому. Для этого необходимо отсканировать код маркировки и привязать его к товару вручную. И только после этого предприниматель может добавить код в товароучётную систему. Автоматизировать процесс можно с помощью товароучётной системы, которая автоматически ставит на баланс товары и их коды маркировки. Решение также упрощает аналитику товара на складе, поэтому предприниматель всегда может посмотреть количество каждого вида продукции в остатках.

5. Минимизировать возможность ошибок

Нововведений в торговле много, поэтому владельцам бизнеса придётся постараться, чтобы обезопасить компанию от ошибок. Например, если персонал принимает товар самостоятельно через ЭДО, необходимую сверку товаров можно сделать только вручную. Сотруднику придётся отсканировать код на упаковке, сравнить его с кодом на товаре, соотнести его с кодом на документах, то есть выполнить сразу несколько действий. Процесс получается трудозатратным, а от ошибки никто не застрахован.

Однако некоторые онлайн-кассы, например, от МТС, сами проверяют коды маркировки в ТУС и блокируют продажу товаров, которые не зарегистрированы в системе. Это поможет исключить человеческий фактор при проверке кодов. Комплексное кассовое решение также подойдёт для продажи отдельных категорий товаров, на которые фиксируется максимальная розничная цена, например, для сигарет. Цена может быть заложена в код маркировки, и в случае несоответствия цены магазина требуемым стандартам онлайн-касса самостоятельно её корректирует.