Workzen: как работает бюджетный планировщик для бизнеса

Даже если у вас совсем небольшой бизнес, держать в голове всех клиентов, все задачи, их статусы и исполнителей попросту невозможно. А когда речь идёт о команде из нескольких сотрудников, без специальных программ-планировщиков вообще не обойтись. Как всё держать под контролем и ни о чём не забывать при помощи сервиса Workzen, читайте в нашем обзоре. 

Электронная почта, мессенджеры, файлообменники и другие традиционные инструменты имеют очевидные недостатки для организации работы: письма теряются, а от бесконечных Excel-табличек будет больше путаницы, чем порядка. И это становится ещё очевиднее, когда растёт число клиентов, проектов или сотрудников.

Workzen — один из продуктов интернет-магазина услуг для небольших компаний «Твой Бизнес». Его придумали, чтобы упорядочить внутренние процессы внутри организации, заменив множество писем и файлов на единый понятный интерфейс. С помощью сервиса можно создавать специальные карточки с задачами, вносить туда всю нужную информацию, назначать ответственных, актуализировать статусы. Если на каком-то этапе выполнения произошла заминка, это сразу видно. Записи доступны всем включенным в задачу сотрудникам, а подключиться к таск-менеджеру можно из любой локации — нужен только доступ в интернет. Разбираемся подробнее, как это работает.

Workzen позволяет создавать свою базу клиентов, ставить задачи сотрудникам и контролировать их выполнение, строить графики для быстрого анализа данных. Любой проект можно разделить на простые части, определить логику и этапы работ.

Чтобы подключить сервис, нужно перейти на сайт и нажать «Попробовать», либо загрузить мобильное приложение в AppStore или Google Play.

Для регистрации система запросит ваш номер телефона и e-mail, куда придёт код активации. Вводите его на главной странице Workzen или нажимаете на кнопку «Подтвердить» в своей почте.

Базовая версия — бесплатная. В ней доступны:

• календарь и напоминания о дедлайнах.
• карточки клиентов с историей заказов.
• сортировка рабочих задач и заказов по этапам и статусам.

Начнём с раздела «Задачи», который значится первым в меню и посвящён планированию. Это список дел, которые отсортированы по времени выполнения: «Сегодня», «Завтра», «Скоро», «Когда-нибудь», «Просрочено» и «Выполнено». Для удобства можно переключаться со списка задач на «Календарь» (выпадающее меню в правом верхнем углу) и обратно. Для каждой задачи можно выставить дедлайн и назначить ответственного.

Там же будет отображаться информация о задачах с просроченным дедлайном, а также делах, которые должны быть выполнены в ближайшее время.

На следующей вкладке мы создаём карточку проекта. Общий принцип работы такой: вы формируете карточку и перемещаете её вперёд на каждом этапе вплоть до завершения. К проектам можно привязывать задачи (их мы уже научились ставить в программе) и информацию о клиентах. Например, создавая проект «Запуск рекламной кампании в соцсетях», можно конкретизировать, что к 15 июня дизайнер должен создать макеты, SMM-специалист — написать тексты, а финансист — просчитать бюджет и подготовить документы.

Теперь подробнее.

После входа в систему по умолчанию у вас будет открыта вкладка «Этапы». Выбираете проект «Новый», называете его, определяете дату начала и завершения, указываете клиента и всю необходимую информацию по нему. Здесь же можно корректировать дедлайны и обновлять статус проектов. Каждый этап можно переименовывать, перемещать, удалять. Если последнее по каким-то причинам нежелательно, отработанный проект можно оправить в архив. Здесь же, в карточке, можно указать сумму сделки и фиксировать финансовые операции.

В этом же разделе доступен архив выполненных задач.

При постановке задач с помощью команды «Прикрепить файл» можно выбрать документ или изображение со своего компьютера и добавить к карточке. Это может быть смета, презентация, коммерческое предложение или другие файлы, которые постоянно нужны под рукой — сотрудникам не придётся тратить время на поиски таких документов в почте или своих папках.

Раздел «Клиенты» позволяет создать и вести базу клиентов и партнеров — для каждого из них можно создавать отдельную карточку. Помимо стандартных номеров телефона и адресов электронной почты, здесь можно указывать, например, когда человека день рождения или оставлять комментарии, скажем, «звонить на мобильный Ивану Ивановичу можно только в самых крайних случаях».

На Workzen нет платной подписки — базовая функциональность бесплатна, как для личного пользования, так и для командной работы. Причем подключить к сервису можно неограниченное число сотрудников. Сделать это просто: нажимаете на самую нижнюю кнопку в меню (картинка с человечком) и выбираете пункт «Пространства». Здесь вы увидите всплывающее окно с надписью «Пригласить» (при работе через мобильное приложение строка будет расположена в нижней части экрана). После этого система предложит придумать юзернейм, а затем — пригласить новых участников. Сделать это можно по мобильному номеру, который сотрудник указывал при регистрации в Workzen.

Платны в Workzen только дополнительные модули, которые обогащают функциональность. Сейчас такой модуль один — «Каталог». С его помощью удобно сортировать все этапы с карточками продуктов и услуг. «Каталог» — платная опция, но стоимость не обременительна для бизнеса: подписка стоит всего 1 рубль в месяц. Оплата происходит в личном кабинете МТС «Твой бизнес» при помощи любой банковской карты. При желании можно настроить автоматическое списание. После оплаты в правом верхнем углу экрана появится пиктограмма в виде открытой книги — «Каталог» доступен для использования.

Раздел «Аналитика» предназначен для систематизации и анализа данных по проделанной работе. В нём есть возможность строить графики, выгружать отчёты.

Наконец, раздел «Профиль» — он полностью о вашей фирме и сотрудниках. В нём даже есть возможность настроить дайджест — периодический отчёт в виде email-рассылки с аналитическими данными по работе в сервисе.

Чтобы понять, как Workzen сработает в вашей компании, лучше всего попробовать его в деле — это бесплатно.