Электронная трудовая книжка: плюсы, минусы и как оформить

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?

По сути, это информация о трудовом стаже человека: где и в каком году он работал, какую должность занимал, с какой работы уволился, когда и по какой причине. Эти данные заносятся в базы данных Социального фонда (СФР). Вот для чего они нужны:

• Правильно посчитать трудовой стаж и назначить гражданину пенсию.
• Подтвердить опыт, необходимый для новой работы. Потенциальный работодатель по сведениям из ЭТК может узнать, где работал соискатель, причём трудовую книжку, в отличие от резюме, нельзя подделать.

С 2020 года в России ЭТК заводится для каждого, кто работает по трудовому договору. Отказаться от неё невозможно, но сотрудникам, у которых до начала реформы уже был традиционный документ, можно написать соответствующее заявление и сохранить его. Информация из ЭТК просто дублируется в бумажную — по желанию владельца. Для тех же, кто получил первую официальную работу в 2021 году или позже, трудовые книжки существуют в электронном формате, без исключений.

Как выглядит электронная трудовая книжка?

Может показаться, что трудовая книжка в электронном виде — полный аналог бумажного варианта. Но это не совсем так.

Любая информация о сотрудниках, которую работодатели собирают и пересылают в СФР, отправляется в специальную электронную систему учёта. Из этой базы можно запросить данные о человеке и получить их в виде выписки.

Официальное название такого документа — СТД-СФР («Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования РФ»). Его можно распечатать, отправить по электронной почте своему будущему работодателю или просто сохранить на компьютере.

Там можно найти:

• краткую справку о трудовой деятельности человека до 31 декабря 2019 года, то есть до появления ЭТК;
• всё, что Социальный фонд знает о человеке из сведений, которые его работодатели подавали в ведомство после начала реформы.

Кто заполняет электронную трудовую книжку?

Задача по ведению кадровых документов лежит на работодателе. ЭТК должны быть у всех работников: тех, кто работает в офисе, на удалёнке или по совместительству, и в том числе у тех, кто не захотел отказываться от бумажной трудовой.

Все данные в СФР поступают на основании отчётов по форме ЕФС-1 (единая форма сведений), которые заполняют кадровики или бухгалтеры. Форму нужно сдавать по каждому работнику, с которым заключён трудовой договор, если в его работе произошли кадровые изменения. Например, его перевели на другую должность или уволили. Чтобы данные в системе СФР были актуальными, в большинстве случаев сроки сдачи отчётности по сотрудникам ограничены одним рабочим днём.

Формы и порядок сдачи отчётов в СФР одинаковы для всех — и для крупных корпораций и фирм, и небольших ИП.

Как сделать электронную трудовую книжку и отказаться от бумажной?

Беспокоиться не о чем — всё за вас сделает работодатель при приёме на работу.

Если ранее вы не решились перейти только на электронный формат и оставили бумажную трудовую, но по каким-то причинам хотите отказаться от неё сейчас, то порядок действий следующий.

1. Подаёте работодателю заявление о переходе на ЭТК. Форма обращения не установлена законом, у каждой организации может быть свой шаблон. Попросите его в отделе кадров или у бухгалтера, заполните заявление и передайте сотруднику, который отвечает за передачу данных в СФР.
2. В бумажной трудовой делается специальная пометка о переходе на ЭТК. Это должно быть сделано в день подачи заявления о переводе на электронный формат.
3. В течение следующих трёх рабочих дней бухгалтер или кадровик должен выдать вам на руки бумажный документ. Ни в коем случае не выбрасывайте его — трудовая может пригодиться в будущем для подтверждения данных о работе до 2020 года.

Плюсы и минусы ЭТК

Преимущества

• Удобный формат. Получить выписку с трудовыми данными можно всего за пару минут. Не нужно больше обращаться к работодателю и просить делать копии страниц из книжки.
• Данные не потеряются и не пропадут. Ни потоп, ни пожар, ни переезд в другой офис больше не страшны сведениям о трудовой деятельности.
• Получать пособия и пенсии стало значительно проще. Теперь все ведомства могут сами уточнить данные о вашем трудоустройстве, а СФР может назначить пенсию без личного присутствия и кучи документов.
• Оптимально для удалёнщиков. Тем, кто привык работать удалённо, не нужно при трудоустройстве делать копии трудовой и отправлять их почтой работодателю. Достаточно скачать выписку и переслать её по электронке или в мессенджере.
• Меньше ошибок в данных. Форма ЕФС-1 одинакова для всех, поэтому не стоит беспокоиться, что кадровик перепутает или забудет внести нужную информацию в СФР.

Недостатки

Они у нового формата тоже есть. В базе данных СФР не собирается информация о поощрениях работника, а также сведения об особенностях труда, например о том, что человек работал вахтами или участвовал в сезонных работах. Эта информация может потребоваться, чтобы оформить пенсию или получить звание ветерана труда. Значит, в будущем эти данные придётся подтверждать другими документами (приказами о награждении, грамотами, выписками и так далее).

Где посмотреть свою трудовую книжку в электронном виде?

1. У работодателя. Он должен выполнить просьбу в течение трёх рабочих дней.
2. На портале Госуслуг. Ищите документ в разделе «Справки и выписки».
3. На сайте СФР. Нужно авторизоваться в личном кабинете на сайте ведомства, а затем выбрать сервис «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и следовать подсказкам на экране. Выписку отправят через пару минут на электронную почту.
4. В отделении СФР. Нужно прийти в любое удобное отделение клиентской службы с паспортом и подать соответствующее заявление.
5. В МФЦ. С собой нужно иметь только паспорт. Сотрудник центра выдаст документ в бумажном виде, на котором будет стоять отметка о цифровой подписи СФР. Этого достаточно, чтобы документ считался подлинным.

Как получить выписку из электронной трудовой?

Пошагово разберём самый удобный способ получения выписки — онлайн на Госуслугах.

Шаг 1. Авторизуйтесь в личном кабинете, а затем нажмите на раздел «Справки, выписки» в верхней части экрана.

Шаг 2. Найдите в списке нужный пункт.

Шаг 3. Портал покажет краткую справку об ЭТК. Нажмите на кнопку внизу «Получить выписку».

Шаг 4. Через несколько минут вы получите уведомление в личном кабинете о том, что документ готов. Выписку предоставляют в двух форматах — PDF или XML, скачивайте любой удобный.

Выводы

1. Раньше работодатели в России фиксировали все кадровые изменения, которые происходят в жизни сотрудника, в бумажной трудовой книжке. Но такой формат ведения данных устарел: теперь все необходимые сведения кадровики передают в форме электронных отчётов в Социальный фонд. Ведомство заносит эти данные в специальную базу. Такой порядок учёта для удобства называют электронной трудовой книжкой.
2. ЭТК оформляют всем: и новичкам на рынке труда, и тем, кто работал ещё до внедрения нового порядка. Но сотрудники могут попросить работодателя вносить все сведения об их карьере и в ЭТК, и в бумажную трудовую. Отказаться от бумажного формата можно в любое время.
3. Чтобы подтвердить данные о трудовом стаже или проверить, не закралась ли где-то ошибка, можно запросить выписку из электронной трудовой. Сделать это можно у работодателя, а также лично в МФЦ или Социальном фонде или онлайн через сайт СФР или портал Госуслуг. При дистанционном запросе документ будет готов сразу же, а его юридическая сила будет такой же, как и у выписки, выданной лично в руки.