Электронная трудовая книжка: плюсы, минусы и как оформить

22 ноября 2023

Разбираемся, что собой представляет электронная трудовая книжка (ЭТК), в чём её удобство для сотрудников и каким способом можно узнать информацию из неё.

Содержание
Развернуть

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?

По сути, это информация о трудовом стаже человека: где и в каком году он работал, какую должность занимал, с какой работы уволился, когда и по какой причине. Эти данные заносятся в базы данных Социального фонда (СФР). Вот для чего они нужны:

  • Правильно посчитать трудовой стаж и назначить гражданину пенсию.
  • Подтвердить опыт, необходимый для новой работы. Потенциальный работодатель по сведениям из ЭТК может узнать, где работал соискатель, причём трудовую книжку, в отличие от резюме, нельзя подделать.

С 2020 года в России ЭТК заводится для каждого, кто работает по трудовому договору. Отказаться от неё невозможно, но сотрудникам, у которых до начала реформы уже был традиционный документ, можно написать соответствующее заявление и сохранить его. Информация из ЭТК просто дублируется в бумажную — по желанию владельца. Для тех же, кто получил первую официальную работу в 2021 году или позже, трудовые книжки существуют в электронном формате, без исключений.

Как выглядит электронная трудовая книжка?

Может показаться, что трудовая книжка в электронном виде — полный аналог бумажного варианта. Но это не совсем так.

Любая информация о сотрудниках, которую работодатели собирают и пересылают в СФР, отправляется в специальную электронную систему учёта. Из этой базы можно запросить данные о человеке и получить их в виде выписки.

Официальное название такого документа — СТД-СФР («Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования РФ»). Его можно распечатать, отправить по электронной почте своему будущему работодателю или просто сохранить на компьютере.

Там можно найти:

  • краткую справку о трудовой деятельности человека до 31 декабря 2019 года, то есть до появления ЭТК;
  • всё, что Социальный фонд знает о человеке из сведений, которые его работодатели подавали в ведомство после начала реформы.

Кто заполняет электронную трудовую книжку?

Задача по ведению кадровых документов лежит на работодателе. ЭТК должны быть у всех работников: тех, кто работает в офисе, на удалёнке или по совместительству, и в том числе у тех, кто не захотел отказываться от бумажной трудовой.

Все данные в СФР поступают на основании отчётов по форме ЕФС-1 (единая форма сведений), которые заполняют кадровики или бухгалтеры. Форму нужно сдавать по каждому работнику, с которым заключён трудовой договор, если в его работе произошли кадровые изменения. Например, его перевели на другую должность или уволили. Чтобы данные в системе СФР были актуальными, в большинстве случаев сроки сдачи отчётности по сотрудникам ограничены одним рабочим днём.

Формы и порядок сдачи отчётов в СФР одинаковы для всех — и для крупных корпораций и фирм, и небольших ИП.

Как сделать электронную трудовую книжку и отказаться от бумажной?

Беспокоиться не о чем — всё за вас сделает работодатель при приёме на работу.

Если ранее вы не решились перейти только на электронный формат и оставили бумажную трудовую, но по каким-то причинам хотите отказаться от неё сейчас, то порядок действий следующий.

  1. Подаёте работодателю заявление о переходе на ЭТК. Форма обращения не установлена законом, у каждой организации может быть свой шаблон. Попросите его в отделе кадров или у бухгалтера, заполните заявление и передайте сотруднику, который отвечает за передачу данных в СФР.
  2. В бумажной трудовой делается специальная пометка о переходе на ЭТК. Это должно быть сделано в день подачи заявления о переводе на электронный формат.
  3. В течение следующих трёх рабочих дней бухгалтер или кадровик должен выдать вам на руки бумажный документ. Ни в коем случае не выбрасывайте его — трудовая может пригодиться в будущем для подтверждения данных о работе до 2020 года.

Плюсы и минусы ЭТК

Преимущества

  • Удобный формат. Получить выписку с трудовыми данными можно всего за пару минут. Не нужно больше обращаться к работодателю и просить делать копии страниц из книжки.
  • Данные не потеряются и не пропадут. Ни потоп, ни пожар, ни переезд в другой офис больше не страшны сведениям о трудовой деятельности.
  • Получать пособия и пенсии стало значительно проще. Теперь все ведомства могут сами уточнить данные о вашем трудоустройстве, а СФР может назначить пенсию без личного присутствия и кучи документов.
  • Оптимально для удалёнщиков. Тем, кто привык работать удалённо, не нужно при трудоустройстве делать копии трудовой и отправлять их почтой работодателю. Достаточно скачать выписку и переслать её по электронке или в мессенджере.
  • Меньше ошибок в данных. Форма ЕФС-1 одинакова для всех, поэтому не стоит беспокоиться, что кадровик перепутает или забудет внести нужную информацию в СФР.

Недостатки

Они у нового формата тоже есть. В базе данных СФР не собирается информация о поощрениях работника, а также сведения об особенностях труда, например о том, что человек работал вахтами или участвовал в сезонных работах. Эта информация может потребоваться, чтобы оформить пенсию или получить звание ветерана труда. Значит, в будущем эти данные придётся подтверждать другими документами (приказами о награждении, грамотами, выписками и так далее).

Где посмотреть свою трудовую книжку в электронном виде?

  1. У работодателя. Он должен выполнить просьбу в течение трёх рабочих дней.
  2. На портале Госуслуг. Ищите документ в разделе «Справки и выписки».
  3. На сайте СФР. Нужно авторизоваться в личном кабинете на сайте ведомства, а затем выбрать сервис «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и следовать подсказкам на экране. Выписку отправят через пару минут на электронную почту.
  4. В отделении СФР. Нужно прийти в любое удобное отделение клиентской службы с паспортом и подать соответствующее заявление.
  5. В МФЦ. С собой нужно иметь только паспорт. Сотрудник центра выдаст документ в бумажном виде, на котором будет стоять отметка о цифровой подписи СФР. Этого достаточно, чтобы документ считался подлинным.

Материал по теме
Пособие по безработице: его размер и как получить?

Как получить выписку из электронной трудовой?

Пошагово разберём самый удобный способ получения выписки — онлайн на Госуслугах.

Шаг 1. Авторизуйтесь в личном кабинете, а затем нажмите на раздел «Справки, выписки» в верхней части экрана.

Как получить выписку из электронной трудовой?

Шаг 2. Найдите в списке нужный пункт.

Как получить выписку из электронной трудовой?

Шаг 3. Портал покажет краткую справку об ЭТК. Нажмите на кнопку внизу «Получить выписку».

Как получить выписку из электронной трудовой?

Как получить выписку из электронной трудовой?

Шаг 4. Через несколько минут вы получите уведомление в личном кабинете о том, что документ готов. Выписку предоставляют в двух форматах — PDF или XML, скачивайте любой удобный.

Как получить выписку из электронной трудовой?

Выводы

  1. Раньше работодатели в России фиксировали все кадровые изменения, которые происходят в жизни сотрудника, в бумажной трудовой книжке. Но такой формат ведения данных устарел: теперь все необходимые сведения кадровики передают в форме электронных отчётов в Социальный фонд. Ведомство заносит эти данные в специальную базу. Такой порядок учёта для удобства называют электронной трудовой книжкой.
  2. ЭТК оформляют всем: и новичкам на рынке труда, и тем, кто работал ещё до внедрения нового порядка. Но сотрудники могут попросить работодателя вносить все сведения об их карьере и в ЭТК, и в бумажную трудовую. Отказаться от бумажного формата можно в любое время.
  3. Чтобы подтвердить данные о трудовом стаже или проверить, не закралась ли где-то ошибка, можно запросить выписку из электронной трудовой. Сделать это можно у работодателя, а также лично в МФЦ или Социальном фонде или онлайн через сайт СФР или портал Госуслуг. При дистанционном запросе документ будет готов сразу же, а его юридическая сила будет такой же, как и у выписки, выданной лично в руки.

Если хотите получать больше знаний и мотивации для новых карьерных поворотов, вам точно помогут хорошие книги. Например, в сервисе Строки есть большая подборка бизнес-литературы и изданий по саморазвитию — в текстовом, аудио- и экспресс-форматах.
Строки
Скачать

Теги: