Что такое дебиторская задолженность
Когда компания отгрузила продукцию или выполнила заказ, но ещё не получила оплату, появляется дебиторская задолженность (ДЗ). Рассказываем, на какие виды делится дебиторка, как ею управлять и как рассчитывать коэффициент оборачиваемости ДЗ.
Что такое дебиторская задолженность простыми словами
Это все долги бизнес-партнёров, клиентов — физических лиц, сотрудников и государства перед предприятием. Дебиторка может выражаться в денежном виде, в форме товаров, работ, услуг и возникает в том случае, если вы уже исполнили свои обязательства, а вторая сторона сделки — нет.
Например, вы разработали сайт, но оплату за работу ещё не получили или передали свой товар, а расчёт за него ещё не произведён. Образование дебиторки возможно и в обратном случае: если вы заплатили за товар или услугу, но ещё не получили оплаченное.
Контрагентов, которые находятся в роли должников, называют дебиторами, а компанию, которая ждёт оплату задолженности, — кредитором.
Какие есть виды дебиторской задолженности
Дебиторку разделяют на четыре основных вида по разным признакам:
- Причина возникновения. Кто именно и за что вам должен:
- покупатель за поставку продукции;
- работник за выплаченные отпускные;
- поставщик, который вовремя не доставил сырьё;
- государство, не вернувшее переплату по налогам и т. д.
- Срок погашения. Дебиторская задолженность может возникнуть на пару часов или растянуться на годы, поэтому её принято делить на:
- краткосрочную (текущую) — до года;
- долгосрочную — свыше года.
- Срок исполнения. В зависимости от того, успел ли партнёр погасить долг в назначенный срок, дебиторка делится на:
- нормальную (НДЗ);
- просроченную (ПДЗ).
Если договор предусматривает оплату поставки в течение 14 дней и заказчик укладывается в срок, на период разрыва между отгрузкой и оплатой возникает нормальная дебиторская задолженность. Если заказчик не укладывается в срок, нормальная становится просроченной.
- Вероятность выплаты просроченной ДЗ. С учётом того, насколько реально погашение долга, ДЗ делят на:
- сомнительную;
- безнадёжную.
В первом случае речь идёт о задолженности, которая ничем не подкреплена: нет залога, банковской гарантии, поручительства. Погашение такой ДЗ зависит от состояния дел у дебитора. Во втором случае ждать возврата долга не приходится из-за истечения срока исковой давности, который составляет три года, банкротства контрагента, ликвидации или исключения дебитора из Единого госреестра юрлиц (ЕГРЮЛ).
Когда и как образуется дебиторка
Задолженность перед предприятием формируется по следующим причинам:
- Аванс или предоплата. Если организация полностью или частично оплатила заказ, но ещё не получила его, появляется дебиторская задолженность на перечисленную сумму.
- Оплата с отсрочкой. Когда компания разрешает заказчику отсрочить оплату товара, возникает ДЗ на сумму поставки.
- Займы. Если предприятие даёт заём сотруднику или партнёру, сумма выданного кредита является дебиторской задолженностью.
- Переплата. Когда организация оплачивает больше, чем сумма по договору, или перечисляет налоги на большую сумму, чем необходимо, появляется ДЗ в размере переплаты.
Чем дебиторская задолженность отличается от кредиторской
Понятия взаимозависимы и применимы в одной и той же ситуации. Когда у одной стороны возникает дебиторка, у другой появляется кредиторка. ДЗ — это то, что должны нам, кредиторская задолженность — это то, что мы сами задолжали, например поставщику, банку, государству.
Оба вида задолженности отражают в бухгалтерском балансе. Его анализ позволяет оценить финансовое положение предприятия. Если долгов у компании больше, чем сумма всех ДЗ, высока вероятность неэффективной работы, а обратная ситуация говорит о грамотном управлении бизнесом.
Как управлять дебиторской задолженностью
Большая ДЗ может привести к появлению кассового разрыва — ситуации, когда не хватает денег на текущие расходы, такие как закупка сырья или выплата заработной платы персоналу. Избежать дефицита средств помогает овердрафт, оформленный в банке. Это кредит, которым можно воспользоваться, когда на счету предприятия нет денег. Как только дебиторка будет погашена, он закроется автоматически.
Работать совсем без дебиторской задолженности вряд ли получится, но важно минимизировать риски невыплаты долгов. Для этого нужно вести учёт ДЗ и грамотно ею управлять. Для снижения дебиторки есть несколько действенных инструментов.
- Оценка своих возможностей. Прежде чем выполнять работу или отгружать продукцию в долг, важно точно рассчитать, сколько можно одолжить без ущерба для своего бизнеса.
- Проверка платёжеспособности контрагентов. Этот пункт особенно важен при взаимодействии с новыми партнёрами, с которыми ещё нет истории успешных сделок. Чтобы убедиться в надёжности контрагента:
- Определение сроков и штрафов. Пропишите в договоре с контрагентом чёткие сроки погашения долга, а также сумму штрафа за просрочку. Перед датой расчёта отправьте партнёру напоминание.
- Инвентаризация ДЗ. Важно вести учёт долгов и точно понимать, кто и за что вам должен. А также регулярно проверять, какие ДЗ можно отнести к сомнительным, какие — к безнадёжным.
- Оценка возможностей взыскания ДЗ. Прежде чем обратиться в суд для взыскания ДЗ с неблагонадёжного партнёра, нужно оценить, не будут ли судебные расходы больше суммы, которую он вам должен. При банкротстве партнёра он не вернёт вам долга и не возместит судебные издержки.
- Страхование ДЗ. Если нет уверенности в партнёре, долг можно застраховать, тогда в случае неуплаты его погасит страховая компания. Доступно два вида страховки:
- по полису — на определённую сделку;
- генеральная — на все сделки компании.
- Контроль выплаты. Если дебитор не платит, через три года вернуть долг не удастся, поэтому важно контролировать сроки и вовремя принимать меры:
- составить акт сверки взаиморасчётов, в котором будет новый старт для срока исковой давности, — в этом документе фиксируют сумму долга, его подписывают две стороны, и отсчёт трёх лет начинают с нуля;
- предоставить рассрочку — лучше оплата частями, чем невостребованная ДЗ;
- подать в суд — сначала нужно направить дебитору письменную претензию; если он её проигнорирует, можно идти в суд, но стоит помнить, что при банкротстве взыскать долг может не получиться даже через суд.
- Продажа ДЗ. Если не удаётся договориться с должником и не хочется заниматься судебными тяжбами, дебиторку можно продать. Если кратко, то под продажей ДЗ понимается её передача третьему лицу за вознаграждение, меньшее чем сумма задолженности. Это шанс вернуть хотя бы часть денег и переложить решение конфликта на чужие плечи. Продажа возможна одним из трёх способов.
- Посредством заключения договора цессии, который предполагает передачу права взимать долг.
- Через факторинг ещё до образования ДЗ. Речь идёт о сделке с отсрочкой платежа через посредника, которым выступает факторинговая компания или банк. Посредник платит вам в момент продажи, а позже контрагент отдаёт долг ему.
- С помощью векселя, который партнёр выдаёт для подтверждения долга и гарантии его оплаты.
Оборачиваемость дебиторской задолженности
Это показатель, который позволяет оценить эффективность управления ДЗ.
Коэффициент оборачиваемости (КО) считают по формуле:
КО = Выручка/Средняя ДЗ.
Среднюю ДЗ определяют так:
Средняя ДЗ = (ДЗ на начало года + ДЗ на конец года) / 2
Нет никакого нормированного значения КО, он может быть любым. Важно смотреть на его изменения в течение нескольких лет. Если коэффициент растёт, это свидетельствует об эффективном управлении дебиторкой, если падает — значит, долги накапливаются.
Что такое списание дебиторской задолженности
Списание ДЗ означает её перенос с балансового учёта на внереализационные расходы, то есть в побочные расходы предприятия, которые напрямую не связаны с производством или реализацией продукции. Списанию подлежит:
- безнадёжная задолженность с истёкшим сроком давности;
- долги партнёра, который больше не существует как юрлицо;
- долги, которые по решению судебных приставов списать нельзя, например по причине банкротства контрагента.
Списание производится после инвентаризации, оформления бухгалтерской справки и приказа руководителя. Но ДЗ не аннулируется полностью, а отображается на забалансовых счетах ещё пять лет — на случай улучшения положения дебитора и оплаты долга в будущем.