Шесть проблем, с которыми часто сталкиваются организаторы видеоконференций

Посторонние звуки

Уверены, вам неоднократно приходилось слышать в ходе видеоконференции, как кто-то из участников громко стучит по клавиатуре, шуршит бумагами или переговаривается с кем-то из домашних. Ещё на фоне нередко можно услышать уличный шум, плач детей, лай собак или звуки строительного перфоратора — такие звуки как минимум раздражают.

Чтобы посторонние шумы не отвлекали и не мешали участникам встречи понимать говорящего, сразу же после подключения всех участников к конференции объявите правило — когда человек не участвует в обсуждении, его микрофон должен быть выключен. Возможен и такой вариант: микрофоны автоматически выключены у всех участников, кроме выступающего, а управляет процессом модератор.

Вас плохо слышно

Вы что-то долго объясняете, а затем вдруг понимаете, что коллегиили гости вебинара  не разобрали ни слова из сказанного вами. Знакомо? Во время видеозвонков рекомендуем пользоваться гарнитурой – она не только усилит громкость голоса, но и «съест» посторонние шумы. В некоторых случаях можно воспользоваться специальным микрофоном-петличкой — особенно если во время эфира вы планируете двигаться по комнате или если помещение слишком большое. Если выступающих несколько (например, вы пригласили на вебинар эксперта), аппаратурой нужно обеспечить каждого из них. Обязательно проверьте работу оборудования ещё до начала видеозвонка или эфира.

Нестабильное интернет-соединение

Видеосвязь позволяет максимально приблизить дистанционное общение к личным встречам. Когда собеседники хорошо видят друг друга и даже могут одновременно работать с документами на онлайн-досках, у всех участников создаётся ощущение, будто они присутствуют в одной комнате. Но если нет стабильного интернета, картинка будет застывать и качественного выступления не получится. Проблема может быть и на стороне слушателя, и на стороне выступающего.

Проблема может быть и на стороне слушателя, и на стороне выступающего. Ваш задача — убедиться, что у вас все работает стабильно. Для этого ещё до начала видеоконференции введите в поисковой строке браузера команду «Speedtest» и проверьте скорость соединения. Если она слишком низкая, уточните у оператора, не проводятся ли на линии технические работы. Если вы подключаетесь по Wi-Fi, попробуйте перезагрузить роутер.

Рекомендуем также предусмотреть резервный вариант подключения к интернету – особенно если речь идёт об ответственном совещании или вебинаре для большого количества участников. Например, если вы привыкли подключаться через проводной домашний интернет, спасением в случае сбоя может стать мобильный интернет.

Плохо видно

Ещё один организационный недочёт: картинка на кадре выглядит нечёткой. Такой эффект часто возникает, когда в помещении недостаточно света. Чтобы собеседники хорошо видели ваше лицо, а не зернистую засвеченную картинку или силуэт, воспользуйтесь парой лайфхаков:

1. В помещении, где будете проводить видеоконференцию, обязательно должен быть качественный источник света.
2. Если дневного света окажется недостаточно, попробуйте искусственную подсветку. Понадобятся одна или две лампы с нейтральным белым светом. Их следует разместить на столе, чуть дальше от камеры или устройства, на котором принимается звонок.
3. Нельзя сидеть спиной к окну или источнику яркого света, иначе собеседники увидят только ваш силуэт. Лучше разместиться напротив или сбоку от окна или лампы: так вы будете выглядеть более презентабельно.
4. На время переговоров выбирайте одежду, которая не будет сливаться с задним фоном. Например, если за вами белая стена, наденьте тёмную одежду, и наоборот.

Незнание возможностей своей ВКС-платформы

Во время важных переговоров или выступлений часто требуется продемонстрировать на экране какие-либо данные: таблицы, графики, результаты исследований. Или запустить голосование, чтобы узнать мнение участников по какому-то вопросу. У современных ВКС-платформ много возможностей, но важно уметь ими пользоваться.  Предстаьте, что вы копаетесь в программе и ищете нужную кнопку, а ваши собеседники скучают и теряют интерес к предмету встречи. Чтобы этого не произошло, перед ответственным видеозвонком лучше заранее потратить время на изучение всех настроек платформы. Заодно приготовьте все материалы, которые могут потребоваться. Тексты, таблицы, презентации — вся нужная информация должна быть под рукой. Тогда вам не придётся краснеть и извиняться за заминки.

Платформа не справляется с большим числом пользователей

Видеоконференции с большим количеством участников часто подвисают, у них может пропадать звук или картинка. Иногда участники встречи слышат друг друга с опозданием — из-за длительных пауз создаётся ощущение, что собеседнику либо нечего сказать, либо он вообще ничего не услышал.

Причина может быть не только в плохом интернет-соединении, но и в том, что платформа «не тянет» столько подключений. Если вы планируете провести вебинар или конференцию для большого количества участников, заранее уточните, позволяют ли технические возможности площадки провести такое мероприятие.