Инкассация для малого бизнеса: как правильно организовать процесс

Что такое инкассация?

Инкассация — это услуга по сбору и перевозке наличных средств с зачислением их в банке на расчётный счет компании. Обычно такие услуги предоставляет банк, в котором у предприятия открыт счёт, но инкассацию можно заказать и через стороннюю организацию.

По запросу инкассаторы могут сами привезти наличность из банка, перевезти её между отделениями внутри компании, доставить в другие организации или частным лицам.

Сколько наличных необходимо сдавать в банк?

Руководитель компании сам определяет необходимый остаток денежных средств, который остаётся в кассе в конце рабочего дня. Всё, что выше этой суммы, надо сдавать в банк для зачисления на счёт своей фирмы. Размер лимита остатка денежных средств определен в документе ЦБ РФ. Здесь детально объясняется формула, по которой предприниматель должен рассчитать необходимый лимит наличных.

После расчёта остатка в кассе наличных средств следует издать приказ по компании, в котором зафиксировать:

• рассчитанную сумму;
• срок действия распоряжения;
• частоту инкассации наличных.

В законе нет указания периодически менять установленную сумму и срок: они будут действовать, пока вы не внесёте изменения в существующий порядок через новое распоряжение. Образцы бланков приказов можно скачать здесь и здесь.

Услуги профессиональных инкассаторов

Сохранность больших сумм при перевозке способны гарантировать профессиональные службы инкассации. После заключения договора инкассаторы могут не только забирать денежные средства сверх определённого во внутреннем приказе лимита, но и привозить наличные в саму компанию для выдачи заработной платы или иных целей. Деньги перемещают на бронированных автомобилях в опломбированных мешках или сумках.

Такую услугу предоставляют большинство крупных банков, а её стоимость зависит от суммы перевозимых средств (обычно это 0,1–2%) и фиксированной цены выезда машины с инкассаторами (от 500 рублей).

Порядок действий всех тех, кто участвует в этой процедуре, определён регламентом ЦБ РФ.

Самоинкассация

Иногда предприниматели экономят на услугах инкассаторов, предпочитая самостоятельно перевозить наличность в банк. Есть два пути, как зачислить деньги на счёт предприятия:

• самоинкассация через банкомат;
• самоинкассация с использованием автоматических сейфов банка.

Самоинкассация через банкомат

Для этого потребуется специальная пластиковая карта, которую выдаст банк при оформлении договора на самоинкассацию. Такой способ работы с наличными сэкономит расходы на профессиональную перевозку денег, позволит зачислять средства в любое время суток и не зависеть от услуг сторонних инкассаторов. Сервис подойдет предприятиям с небольшой выручкой и нерегулярным поступлением денег в кассу.

Самоинкассацию предлагают многие крупные банки, а комиссия за неё составляет в среднем 0,3% от вносимой в банкомат суммы. Цена на эту услугу зависит:

• от ежемесячной выручки;
• от количества карточек с опцией пополнения;
• от количества банкоматов или терминалов, находящихся на нужной территории.

Самоинкассация через автоматический банковский сейф

Таким способом вы можете сами вносить излишки наличных в сейф. Часто автоматические сейфы располагаются вблизи торговых центров и других популярных городских локаций, где часто совершаются покупки. Деньги предпринимателям необходимо упаковать в мешок и поместить вместе с заполненными сопроводительными документами в сейф.

Пока самоинкассацию через автоматический сейф в России предлагают только несколько банков. Уточните, доступна ли такая услуга в банке, где у вас открыт расчётный счёт.

Обязанности кассира

Кассир несёт ответственность за сохранность денег в кассе, ведёт кассовую книгу и должен знать порядок действий при инкассации наличных средств. На предприятиях работу кассира может выполнять бухгалтер, а в небольших торговых точках — продавец. Касса должна быть изолирована от посторонних лиц, чтобы обеспечить сохранность денег.

Для учета наличных используются ряд документов, с которыми должен уметь работать кассир:

• приходный кассовый ордер;
• расходный кассовый ордер;
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
• кассовая книга;
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Кассир следит за остатком денежных средств в кассе и при превышении установленного лимита должен отправить излишки в банк. Для этого в конце рабочей смены готовится основной или базовый отчет (Z-отчет), который может подготовить двумя способами:

• в ручном режиме, когда кассир сам отсчитывает количество денег, взятых из кассы;
• в автоматическом режиме, с помощью кассовой программы.

Если продаж нет — при закрытии смены готовится нулевой Z-отчёт. После этого можно приступать к инкассации.

Порядок действий при инкассации

При передаче денег инкассаторам оформляется приходной и расходный ордеры, а записи из них дублируются кассиром в кассовой книге. Кассир обязан проверить у инкассаторов:

• удостоверение личности;
• доверенность на инкассацию;
• явочную карточку;
• пустую сумку для перевозки денежных средств.

После того как деньги пересчитаны, упакованы и опломбированы, кассир отдаёт инкассаторам образец пломбы, заполненную квитанцию и сумку с наличными. После он заполняет явочную карточку инкассаторов и указывает в ней переданную на инкассацию сумму. Эта сумма должна совпадать с данными, написанными в накладной и квитанции.

В свою очередь, инкассатор проверяет заполненные документы, пломбу, прописывает в квитанции дату приёмки средств, ставит печать и возвращает документ кассиру. Если инкассатор отказывается принять наличность, то кассир в деталях указывает в явочной карточке причину, пишет слово «отказ» и заверяет это подписью.

Бухгалтер фиксирует все проведённые операции. Для этого он оформляет расходный кассовый ордер с использованием счёта «Переводы в пути». Сведения о передаче денег инкассаторам бухгалтер заносит в бухгалтерские журналы (проводки) или компьютерную базу данных предприятия.