Зарплатный проект: как правильно организовать расчёты с сотрудниками
Начинающим предпринимателям приходится каждый ломать голову над решением десятков задач бизнеса. Им в помощь — полезные бюджетные сервисы, созданные специально для небольших компаний. Они собраны на интернет-витрине «Твой бизнес».
Наличный расчёт
Заявления о том, что работник хочет получать зарплату наличными, не требуется. Оно необходимо в том случае, если денежные средства будут поступать ему на карту.
Деньги снимаются с расчётного счёта компании и в инкассаторской машине доставляются в кассу предприятия. Кассир производит выплаты согласно зарплатной ведомости.
При наличии у компании нескольких филиалов кассы открывают в каждом из них, чтобы сотрудники могли получать зарплату по месту работы.
Безналичный расчёт
В последнее время большинство компаний переходят на безналичный расчёт — это удобно и работодателям, и работникам. Услугу «зарплатный проект» предлагает большинство крупных банков России. Она предполагает перечисление работодателем в банк всей суммы месячного фонда оплаты труда (ФОТ), а затем перевод банком средств на счета работников согласно предоставленному реестру.
Преимущества услуги неоспоримы — удобство и экономия времени: даже при внушительном штате сотрудников зарплатная ведомость отправляется в банк за несколько минут, а деньги на карты работников приходят в тот же день.
Воспользоваться услугой может любая компания, независимо от организационно-правовой формы: ИП, ООО, АО и другие.
Как выбрать банк?
Выбирать банк нужно по пяти критериям:
-
Тарифы. Услугу для работодателей подключают бесплатно. Выпуск и обслуживание карт также могут быть бесплатными, если же берут деньги, в договоре с банком прописывают, кто платит — сотрудник или компания.
Комиссия за перечисление денег колеблется от 0,1 до 5%. Многие крупные банки не берут комиссию за перевод денег на свои карты, проценты начисляют только при переводе на карты других банков. Поэтому удобнее, если зарплату перечисляет тот банк, в котором у компании уже открыт расчётный счёт или другие продукты.
-
Процесс оформления. Намного проще и быстрее открыть зарплатный проект там, где весь документооборот проводится в электронном виде, — это освобождает от необходимости постоянно ездить в банк.
-
Удобство системы. Речь идёт об удобстве интерфейса системы дистанционного банковского обслуживания (ДБО). Он должен быть простым и интуитивно понятным, иметь возможность интеграции с 1С.
-
Продолжительность операционного дня. Чтобы избежать задержек в переводе зарплаты на карты, стоит предпочесть банк с длинным операционным днём и быстрым зачислением.
В некоторых банках операционный день длится до 16.00 и, если работодатель переведёт деньги позже, зачисление на карты сотрудников произойдёт только на следующий день. Предпочтение стоит отдать банку с операционным днём до 18.00 или 19.00. Также есть банки, в которых переводы производятся почти мгновенно, в других на это требуется несколько часов. Первые предпочтительнее. Но следует учесть, что обычно межбанковские переводы занимают до трёх рабочих дней.
-
Количество банкоматов. Сотрудники не должны испытывать затруднения при снятии денег. Выбирайте партнёра, банкоматы которого есть во всех районах города.
Зарплатный проект: этапы подключения услуги
-
Заявка
Заполнить заявку на подключение зарплатного проекта можно на сайте выбранного банка. Необходимо указать Ф. И. О. того, кто подаёт заявку (директор, главный бухгалтер), телефон и электронную почту, название компании, численность работников и размер ФОТ. Сотрудник банка перезвонит для уточнения нюансов.
-
Документы
Необходимо предоставить уставные документы, копию паспорта руководителя и приказ о его назначении на должность.
В некоторых банках для открытия зарплатного проекта обязательно наличие действующего расчётного счета. В этом случае услугу подключат на основании ранее предоставленных документов — это сильно облегчит процесс.
-
Договор
После проверки документов подписывается договор, включающий информацию о сроках выпуска карт, тарифах на обслуживание, условиях использования карт. Часто в рамках зарплатного проекта оказывают дополнительные услуги, например предоставляют льготные условия кредитования для сотрудников, получающих зарплату на карту банка. Информацию о них также прописывают в договоре.
-
Подключение ДБО
Сразу после подписания договора выдают реквизиты для входа в интернет-банк и банковское мобильное приложение. В ответ работодатель предоставляет реестр работников.
-
Оформление
Способ получения зарплаты на предприятии закрепляют в коллективном или трудовом договоре. При переходе на безналичный расчёт вносят изменения в соответствующие документы, утвердив изменённую редакцию или выпустив дополнительное соглашение.
Кроме того, каждый сотрудник должен написать заявление с просьбой начислять зарплату на банковскую карту. Оно может быть оформлено в произвольном виде, но лучше сделать шаблон. В заявлении указывают номер счёта, реквизиты банка, Ф. И. О. сотрудника, дату и подпись.
Важно! Сотрудник имеет право попросить переводить его зарплату на дебетовую или кредитную карту любого банка. Работодатель не вправе ему отказать. Но заявление с соответствующей просьбой должно быть подано не позднее чем за 15 дней до расчётного дня. -
Зачисление зарплаты
После получения и выдачи сотрудникам карт можно перечислять средства ФОТ в банк. Срок изготовления зарплатных карт обычно составляет 3–14 дней.
Процесс несложный:
-
- В системе ДБО формируют реестр с номерами карт и суммами к зачислению или зарплатную ведомость загружают из 1С.
- В банк отправляют платёжное поручение на общую сумму месячного ФОТ.
- В оговорённые договором сроки банк переводит деньги на зарплатные карты.
Что ещё нужно знать о зарплатном проекте?
- Для расчётов могут быть выбраны банковские карты любой платёжной системы на усмотрение работодателя: Visa, Mastercard, МИР и другие.
- Для работников обычно заказывают простые карты, позволяющие оплачивать товары и услуги внутри РФ или за её пределами. Их обслуживание чаще всего бесплатное.
- В рамках зарплатного проекта банк может предложить определённое количество премиальных карт с бесплатным обслуживанием для руководителей. Если таких карт потребуется больше, за обслуживание платит работодатель или сотрудник.
- Переход на безналичный расчёт выгоден для работодателей: экономит время бухгалтерам, избавляет от расходов на инкассацию, позволяет выплачивать зарплату всем работникам в один день, даёт возможность воспользоваться кредитной линией при нехватке средств.
- Выгоды для работников: кэшбэк по карте, проценты на остаток, выгодные ставки по депозитам и льготные условия по кредитам в банке обслуживания.
- ИП и ООО могут переводить деньги на карты работников без оформления зарплатного проекта, с расчётного счёта. В этом случае в платёжном поручении указывают данные получателя, а в назначении платежа «зарплата за
такой-то период». Операция проводится как перечисление денег физическому лицу с комиссией согласно тарифам банка.