Как делегировать задачи подчинённым: что советует эксперт
Когда начинать делегировать?
Я выделяю две основные причины, по которым понятно, что настало время для делегирования:
- Вы утонули в рутине, операционке, то есть тех задачах, которые можно описать и поручить другому человеку.
- Тратите много времени на то, чтобы разобраться в непрофильной для вас задаче, которой не планируете самостоятельно заниматься в будущем. Привлекайте к этой работе тех, кто в ней хорошо разбирается.
Какие задачи можно делегировать?
В первую очередь советую передать рутинную работу: подготовку документов, поиск, анализ и визуализацию информации, первичное общение с клиентами и т. п. Также специализированные задачи, в которых плохо разбираетесь.
А вот стратегическими вопросами, например, формированием плана по развитию или ценовой политикой, займитесь сами — это задача руководителя. Более сложные и важные задачи делегируйте новичку постепенно, ведь порой качество их выполнения связано с вашей репутацией.
Где искать людей и какими качествами они должны обладать
Можно размещать вакансии на
Бывает, что начинающий предприниматель боится поручить работу незнакомому человеку, ему кажется, что друг или родственник лучше его поймёт и разберётся в задаче. Если друг — высококлассный специалист и вы видели результат его работы, то можно ему довериться. В остальных случаях такой подход ошибочен, потому что вам будет сложно критиковать знакомого, если он плохо выполнит работу, а в результате пострадает бизнес и придётся самому срочно исправлять ошибки.
На каких условиях привлекать сотрудников
Не всегда требуется сразу брать сотрудников в штат и становиться полноценным работодателем со всеми вытекающими: страховыми взносами, больничными, отпусками, внутренними нормативными документами и прочее. Проектные задачи лучше поручать фрилансерам, которые работают неполный рабочий день. Они трудятся по договору подряда и получают гонорар за выполненные задачи.
Сейчас предприниматели из сферы малого бизнеса активно привлекают удалённых сотрудников на подряде. Зачем раздувать штат и тратить ресурсы на персонал, когда можно заказать услуги, например, у опытного бухгалтера, когда это необходимо? Например, моему бизнесу штатный бухгалтер или юрист пока не требуется.
В плане оплаты труда мне кажется оптимальной такая схема — заработная плата + KPI (ключевые показатели эффективности). Обязательно нужно, чтобы эти KPI можно было посчитать. Например, «увеличить объём продаж на 20% к прошлому месяцу».
Как организовать работу и контролировать выполнение задач
Я сторонник такого подхода: создать инструкцию, в которой расписать чёткую последовательность действий для каждого сотрудника. Например, для менеджера по продажам составить скрипт по работе с клиентами, для оператора
Рекомендую также разбивать сложные задачи на этапы и для каждого установить сроки. Промежуточный контроль повышает шансы на хороший результат, даёт возможность исправить ошибки на ранних стадиях и закрыть задачу в срок.
Первое время компания может обходиться бесплатными инструментами для организации работы. Например, расходы вести в табличке Excel. При небольшом объёме работы, на мой взгляд, специальные программы не нужны. А вот когда задач, клиентов или сотрудников становится больше, информацию необходимо упорядочить. Например, задачи ставить в таск-менеджере, а сделки с клиентами фиксировать в
Как вести себя с сотрудниками и при каких обстоятельствах прекращать с ними работу
- Выстраивайте бизнес-процессы
по-деловому — не стоит заводить близкие отношения с подчинёнными. На первом месте должен быть бизнес. Ни в коем случае не выполняйте работу за сотрудников, стимулируйте их самостоятельно решать проблемы. Часто предприниматели контролируют каждый шаг подчинённого и увлекаются настолько, что выполняют всю работу сами. В итоге работник теряет инициативу и постоянно ждёт от руководителя помощи даже в простых делах. - Давайте подчинённым обратную связь. Например, если заметили, что сотрудник допустил ошибку в переписке с клиентом, укажите на неё сразу же, объясните, как делать правильно, чтобы больше не сталкиваться с этим.
- Обсуждайте рабочие процессы с командой и прислушивайтесь к предложениям от сотрудников. От них могут поступать ценные замечания по улучшению рабочего процесса.
- Не бойтесь расставаться со слабыми сотрудниками, людьми, которых сложно мотивировать или обучить. Лучше сразу отказаться от услуг некомпетентного специалиста, чем терпеть его неэффективную работу долгое время и в ущерб собственному бизнесу.
Когда в команде уже не два, а два десятка человек, предпринимателю не обойтись без удобного таск-менеджера. Например, Workzen позволяет не только вести клиентские базы, но также ставить задачи сотрудникам, отслеживать статус их исполнения, оплаты заказов и многое другое — всё это онлайн и бесплатно.
Пробовать бесплатно