Как делегировать задачи подчинённым: что советует эксперт

8 апреля 2021
Справиться самостоятельно со всеми задачами и сделать их идеально невозможно. Как делегировать задачи подчинённым с минимальными рисками? Рассказывает предприниматель, HR-эксперт, основатель HR-агентства для блогеров и онлайн-школ Юлия Горетая.
Содержание
Развернуть

    Когда начинать делегировать?

    Я выделяю две основные причины, по которым понятно, что настало время для делегирования:

    1. Вы утонули в рутине, операционке, то есть тех задачах, которые можно описать и поручить другому человеку.
    2. Тратите много времени на то, чтобы разобраться в непрофильной для вас задаче, которой не планируете самостоятельно заниматься в будущем. Привлекайте к этой работе тех, кто в ней хорошо разбирается.

    Какие задачи можно делегировать?

    В первую очередь советую передать рутинную работу: подготовку документов, поиск, анализ и визуализацию информации, первичное общение с клиентами и т. п. Также специализированные задачи, в которых плохо разбираетесь.

    А вот стратегическими вопросами, например, формированием плана по развитию или ценовой политикой, займитесь сами — это задача руководителя. Более сложные и важные задачи делегируйте новичку постепенно, ведь порой качество их выполнения связано с вашей репутацией.

    Где искать людей и какими качествами они должны обладать

    Можно размещать вакансии на job-сайтах вроде HeadHunter, специализированных Telegram-каналах, в группах ВКонтакте, Facebook, у себя в соцсетях, а также поинтересоваться у знакомых. Самое главное — подобрать релевантные каналы для вашей ниши бизнеса и специализации сотрудника.

    Бывает, что начинающий предприниматель боится поручить работу незнакомому человеку, ему кажется, что друг или родственник лучше его поймёт и разберётся в задаче. Если друг — высококлассный специалист и вы видели результат его работы, то можно ему довериться. В остальных случаях такой подход ошибочен, потому что вам будет сложно критиковать знакомого, если он плохо выполнит работу, а в результате пострадает бизнес и придётся самому срочно исправлять ошибки.

    Юлия Горетая
    HR-эксперт
    В работе лучше ориентироваться на профессионализм и опыт, а не на родственные связи, и поручать задачи специалистам. Идеально, когда в команду приходят люди, которых привлекает ваш бренд. Такие сотрудники разделяют ценности компании, с ними легче выстраивать корпоративную культуру.

    На каких условиях привлекать сотрудников

    Не всегда требуется сразу брать сотрудников в штат и становиться полноценным работодателем со всеми вытекающими: страховыми взносами, больничными, отпусками, внутренними нормативными документами и прочее. Проектные задачи лучше поручать фрилансерам, которые работают неполный рабочий день. Они трудятся по договору подряда и получают гонорар за выполненные задачи.

    Сейчас предприниматели из сферы малого бизнеса активно привлекают удалённых сотрудников на подряде. Зачем раздувать штат и тратить ресурсы на персонал, когда можно заказать услуги, например, у опытного бухгалтера, когда это необходимо? Например, моему бизнесу штатный бухгалтер или юрист пока не требуется.

    В плане оплаты труда мне кажется оптимальной такая схема — заработная плата + KPI (ключевые показатели эффективности). Обязательно нужно, чтобы эти KPI можно было посчитать. Например, «увеличить объём продаж на 20% к прошлому месяцу».

    Юлия Горетая
    HR-эксперт
    KPI нужны, чтобы замотивировать персонал на целевые действия, необходимые вашему бизнесу.

    Как организовать работу и контролировать выполнение задач

    Я сторонник такого подхода: создать инструкцию, в которой расписать чёткую последовательность действий для каждого сотрудника. Например, для менеджера по продажам составить скрипт по работе с клиентами, для оператора кол-центра — скрипт телефонного разговора. Храните все регламенты в облаке, чтобы у сотрудников всегда был доступ к последней версии этих документов. Когда все бизнес-процессы регламентированы, контролировать работу подчинённых становится легче. В случае если один сотрудник уходит, а ему на смену приходит другой, передать ему дела будет значительно проще. В итоге — направление не провиснет.

    Рекомендую также разбивать сложные задачи на этапы и для каждого установить сроки. Промежуточный контроль повышает шансы на хороший результат, даёт возможность исправить ошибки на ранних стадиях и закрыть задачу в срок.

    Первое время компания может обходиться бесплатными инструментами для организации работы. Например, расходы вести в табличке Excel. При небольшом объёме работы, на мой взгляд, специальные программы не нужны. А вот когда задач, клиентов или сотрудников становится больше, информацию необходимо упорядочить. Например, задачи ставить в таск-менеджере, а сделки с клиентами фиксировать в CRM-системе.

    Материал по теме
    Как правильно создать и вести базу клиентов

    Как вести себя с сотрудниками и при каких обстоятельствах прекращать с ними работу

    1. Выстраивайте бизнес-процессы по-деловому — не стоит заводить близкие отношения с подчинёнными. На первом месте должен быть бизнес. Ни в коем случае не выполняйте работу за сотрудников, стимулируйте их самостоятельно решать проблемы. Часто предприниматели контролируют каждый шаг подчинённого и увлекаются настолько, что выполняют всю работу сами. В итоге работник теряет инициативу и постоянно ждёт от руководителя помощи даже в простых делах.
    2. Давайте подчинённым обратную связь. Например, если заметили, что сотрудник допустил ошибку в переписке с клиентом, укажите на неё сразу же, объясните, как делать правильно, чтобы больше не сталкиваться с этим.
    3. Обсуждайте рабочие процессы с командой и прислушивайтесь к предложениям от сотрудников. От них могут поступать ценные замечания по улучшению рабочего процесса.
    4. Не бойтесь расставаться со слабыми сотрудниками, людьми, которых сложно мотивировать или обучить. Лучше сразу отказаться от услуг некомпетентного специалиста, чем терпеть его неэффективную работу долгое время и в ущерб собственному бизнесу.

    Когда в команде уже не два, а два десятка человек, предпринимателю не обойтись без удобного таск-менеджера. Например, Workzen позволяет не только вести клиентские базы, но также ставить задачи сотрудникам, отслеживать статус их исполнения, оплаты заказов и многое другое — всё это онлайн и бесплатно.

    Пробовать бесплатно

    Теги: