Как избежать штрафов за отсутствие онлайн-кассы

29 января 2021

С 2017 года для бизнеса начался переход на новые принципы работы с использованием онлайн-касс. Одни предприниматели уже ввели контрольно-кассовую технику (ККТ), другим предстоит её зарегистрировать в 2021 году, а для кого-то есть освобождение от применения касс. Разбираемся, кому нужно купить кассы в ближайшее время и какое наказание ждёт за их отсутствие и нарушение правил работы.

Для большинства ИП и небольших компаний использование онлайн-кассы обязательно, а её отсутствие грозит штрафом. Если возможности приобрести аппарат пока нет, его можно выгодно взять в аренду.

Арендовать онлайн-кассу

Кто должен использовать кассу?

Правила применения ККТ подробно изложены в 54-ФЗ. Согласно требованиям законодательства, все ИП и организации при наличных расчётах с физическими лицами должны использовать кассу и выдавать чеки или бланки строгой отчётности (БСО).

Кто может не использовать кассу?

Использовать ККТ в 2021 году предстоит ИП без работников, но для этой категории предпринимателей предусмотрена отсрочка до 1 июля. Они могут продавать товары своего изготовления, оказывать услуги, выполнять работы, но без привлечения сотрудников по трудовым договорам. Допускается лишь использование гражданско-правовых договоров.

Если ИП занимается продажей товаров, закупленных у других производителей, а не изготовленных самостоятельно, ККТ требуется независимо от наличия персонала.

Также можно продолжить работу без онлайн-кассы:

  • ИП и организациям тех видов деятельности, список которых приведён в п. 2 ст. 2 54-ФЗ. Среди них: продажа газет, торговля на розничных рынках, приём стеклотары, уход за детьми, стариками и инвалидами, аренда жилья и др.
  • Предпринимателям, которые применяют режим НПД (налог на профессиональный доход).
  • При расчётах в удалённых местах (по причине плохой связи, отсутствия интернета).
  • При расчётах с предпринимателями и организациями в безналичном порядке.

Какие штрафы ждут нарушителей?

Полный перечень предусмотренных штрафов отражён в ст. 14.5 КоАП РФ. Основаниями для наложения административного штрафа являются:

1. Отсутствие ККТ и проведение операций без использования кассы

Закон предусматривает для ИП и должностных лиц штраф в размере 25–50% от суммы полученной оплаты, которая не была проведена через ККТ. Минимальный размер наказания — 10 000 рублей. Штраф актуален и для тех, кто работает в обход кассы, и для тех, кто её не использует вопреки требованиям законодательства РФ.

Для юридических лиц наказание определено в 70–100% от суммы оплаты, минимально — 30 000 рублей.

Предположим, предприниматель, который должен установить кассу до 1 июля, сделает это пятого числа — для расчёта штрафа будет взята выручка за пять дней просрочки. В случае повторного выявления нарушения виновника ждёт наказание в виде отстранения от деятельности — для ИП на 90 дней, для юридических лиц на 1–2 года.

2. Нарушение требований, предъявляемых к ККТ

При нарушении порядка, сроков регистрации и перерегистрации кассы предусмотрен штраф в сумме 1 500–3 000 рублей для ИП и 5 000–10 000 рублей для организаций.

Материал по теме
Проверки для среднего и малого бизнеса: когда их ждать и как подготовиться

3. Нарушение порядка работы с использованием ККТ

Есть несколько видов нарушений, при которых можно нарваться на штраф:

  • Присутствуют ошибки в данных, которые обязательно указываются в чеке. К примеру: введён неверный номер фискального накопителя или регистрационный номер кассы, есть ошибки в номере, дате, времени выдачи чека и др. Появление подобного на практике не исключено и требует создания сопроводительного чека, который оформлен по всем правилам.

  • Чек не предоставляется оператору фискальных данных (ОФД). Такое случается при сбое в программе онлайн-кассы, а также при проблемах с интернет-соединением.

    Чтобы неполадки в сети не стали причиной наложения штрафа и чек наверняка попал в ОФД в установленный законом 30-дневный срок, рекомендуется использовать онлайн-кассы с функцией автоотправки «зависших» чеков при появлении связи.

  • Кассовый чек не направлен покупателю в электронном виде по его требованию.

В этих ситуациях для индивидуальных предпринимателей предусмотрен штраф в сумме 2 000 рублей. Организации, допустившие такое серьёзное нарушение правил чекового документооборота, заплатят 10 000 рублей.

При первом выявлении ошибки нарушитель получит предупреждение, в дальнейшем будет наложен штраф, а в случае систематического невыполнения требований законодательства возможна уголовная ответственность.

Во время налоговой проверки штраф не может быть выписан за нарушение кассовой дисциплины, произошедшее более двух месяцев назад. Это срок давности, который законодательно установлен для таких ситуаций. При обнаружении подобных ошибок надзор за нарушителем со стороны ФНС будет усилен.

Как не нарваться на штраф?

  1. В первую очередь нужно выбрать правильную кассу, которая отвечает всем требованиям для вашего вида бизнеса. То есть касса должна оснащаться фискальным накопителем, распечатывать чек после совершения покупателем оплаты, отправлять его в ОФД в установленные сроки и т. д.

  2. Касса должна быть введена в установленные сроки и правильно зарегистрирована в ФНС. Порядок проведения регистрации детально описан в п. 2 ст. 4 54-ФЗ.

  3. В обязательном порядке покупателю должен выдаваться кассовый чек/БСО, после того как он оплатил товары или услуги. По требованию документ должен отправляться в электронном виде на предоставленный email или телефон.

    Интернет-магазины должны направлять покупателям электронные чеки в обязательном порядке, так как при дистанционной покупке передать в руки бумажный документ невозможно. Вся необходимая информация запрашивается в форме совершения заказа или при регистрации на площадке.
  4. Контролировать, чтобы каждый сформированный в течение рабочего дня чек уходил в ОФЗ, а в случае сбоя с интернетом направлялся туда после устранения неполадок.

  5. Вся чековая документация должна формироваться в соответствии с законодательно установленными правилами, то есть нужно указывать название документа, номер, дату и время совершения операции и т. д.

  6. Чек должен обязательно содержать номенклатуру товаров. Ранее это требование касалось не всех, но с 1 февраля 2021 года все ИП и организации, независимо от вида реализуемых товаров, должны будут приводить номенклатуру по принципу: наименование позиции, количество, цена за единицу, сумма.

    Нужно принять во внимание, что в разных ККТ работа с номенклатурой может быть организована по-разному. С этой функцией желательно разобраться заранее, чтобы исключить возможность возникновения нарушений.

  7. Контролировать изменения в законах и своевременно устанавливать обновления кассового ПО. Для облегчения задачи рекомендуется использовать кассу с функцией автообновления. Так вы не станете заложником своей неосведомлённости.

  8. Подключать эквайринг, чтобы не переступать порог законодательно установленных ограничений по оборотам. С 24 июля 2020 года минимальная годовая выручка, по достижении которой предприниматель обязан предоставить возможность безналичной оплаты, поэтапно снизится вдвое — с 40 до 20 миллионов рублей.

Подытожим: чтобы не платить штраф, нужно пользоваться хорошо организованными онлайн-кассами с автообновлением, правильно оформлять чеки и обязательно выдавать их покупателям в руки и по требованию в электронном виде.

Теги: