Как избежать штрафов за отсутствие онлайн-кассы

Кто должен использовать кассу?

Правила применения ККТ подробно изложены в 54-ФЗ. Согласно требованиям законодательства, все ИП и организации при наличных расчётах с физическими лицами должны использовать кассу и выдавать чеки или бланки строгой отчётности (БСО).

Кто может не использовать кассу?

Использовать ККТ в 2021 году предстоит ИП без работников, но для этой категории предпринимателей предусмотрена отсрочка до 1 июля. Они могут продавать товары своего изготовления, оказывать услуги, выполнять работы, но без привлечения сотрудников по трудовым договорам. Допускается лишь использование гражданско-правовых договоров.

Также можно продолжить работу без онлайн-кассы:

• ИП и организациям тех видов деятельности, список которых приведён в п. 2 ст. 2 54-ФЗ. Среди них: продажа газет, торговля на розничных рынках, приём стеклотары, уход за детьми, стариками и инвалидами, аренда жилья и др.
• Предпринимателям, которые применяют режим НПД (налог на профессиональный доход).
• При расчётах в удалённых местах (по причине плохой связи, отсутствия интернета).
• При расчётах с предпринимателями и организациями в безналичном порядке.

Какие штрафы ждут нарушителей?

Полный перечень предусмотренных штрафов отражён в ст. 14.5 КоАП РФ. Основаниями для наложения административного штрафа являются:

1. Отсутствие ККТ и проведение операций без использования кассы

Закон предусматривает для ИП и должностных лиц штраф в размере 25–50% от суммы полученной оплаты, которая не была проведена через ККТ. Минимальный размер наказания — 10 000 рублей. Штраф актуален и для тех, кто работает в обход кассы, и для тех, кто её не использует вопреки требованиям законодательства РФ.

Для юридических лиц наказание определено в 70–100% от суммы оплаты, минимально — 30 000 рублей.

Предположим, предприниматель, который должен установить кассу до 1 июля, сделает это пятого числа — для расчёта штрафа будет взята выручка за пять дней просрочки. В случае повторного выявления нарушения виновника ждёт наказание в виде отстранения от деятельности — для ИП на 90 дней, для юридических лиц на 1–2 года.

2. Нарушение требований, предъявляемых к ККТ

При нарушении порядка, сроков регистрации и перерегистрации кассы предусмотрен штраф в сумме 1 500–3 000 рублей для ИП и 5 000–10 000 рублей для организаций.

3. Нарушение порядка работы с использованием ККТ

Есть несколько видов нарушений, при которых можно нарваться на штраф:

• Присутствуют ошибки в данных, которые обязательно указываются в чеке. К примеру: введён неверный номер фискального накопителя или регистрационный номер кассы, есть ошибки в номере, дате, времени выдачи чека и др. Появление подобного на практике не исключено и требует создания сопроводительного чека, который оформлен по всем правилам.

• Чек не предоставляется оператору фискальных данных (ОФД). Такое случается при сбое в программе онлайн-кассы, а также при проблемах с интернет-соединением.

  Чтобы неполадки в сети не стали причиной наложения штрафа и чек наверняка попал в ОФД в установленный законом 30-дневный срок, рекомендуется использовать онлайн-кассы с функцией автоотправки «зависших» чеков при появлении связи.

• Кассовый чек не направлен покупателю в электронном виде по его требованию.

В этих ситуациях для индивидуальных предпринимателей предусмотрен штраф в сумме 2 000 рублей. Организации, допустившие такое серьёзное нарушение правил чекового документооборота, заплатят 10 000 рублей.

При первом выявлении ошибки нарушитель получит предупреждение, в дальнейшем будет наложен штраф, а в случае систематического невыполнения требований законодательства возможна уголовная ответственность.

Как не нарваться на штраф?

1. В первую очередь нужно выбрать правильную кассу, которая отвечает всем требованиям для вашего вида бизнеса. То есть касса должна оснащаться фискальным накопителем, распечатывать чек после совершения покупателем оплаты, отправлять его в ОФД в установленные сроки и т. д.

2. Касса должна быть введена в установленные сроки и правильно зарегистрирована в ФНС. Порядок проведения регистрации детально описан в п. 2 ст. 4 54-ФЗ.

3. В обязательном порядке покупателю должен выдаваться кассовый чек/БСО, после того как он оплатил товары или услуги. По требованию документ должен отправляться в электронном виде на предоставленный email или телефон.

   Интернет-магазины должны направлять покупателям электронные чеки в обязательном порядке, так как при дистанционной покупке передать в руки бумажный документ невозможно. Вся необходимая информация запрашивается в форме совершения заказа или при регистрации на площадке.

4. Контролировать, чтобы каждый сформированный в течение рабочего дня чек уходил в ОФЗ, а в случае сбоя с интернетом направлялся туда после устранения неполадок.

5. Вся чековая документация должна формироваться в соответствии с законодательно установленными правилами, то есть нужно указывать название документа, номер, дату и время совершения операции и т. д.

6. Чек должен обязательно содержать номенклатуру товаров. Ранее это требование касалось не всех, но с 1 февраля 2021 года все ИП и организации, независимо от вида реализуемых товаров, должны будут приводить номенклатуру по принципу: наименование позиции, количество, цена за единицу, сумма.

   Нужно принять во внимание, что в разных ККТ работа с номенклатурой может быть организована по-разному. С этой функцией желательно разобраться заранее, чтобы исключить возможность возникновения нарушений.

7. Контролировать изменения в законах и своевременно устанавливать обновления кассового ПО. Для облегчения задачи рекомендуется использовать кассу с функцией автообновления. Так вы не станете заложником своей неосведомлённости.

8. Подключать эквайринг, чтобы не переступать порог законодательно установленных ограничений по оборотам. С 24 июля 2020 года минимальная годовая выручка, по достижении которой предприниматель обязан предоставить возможность безналичной оплаты, поэтапно снизится вдвое — с 40 до 20 миллионов рублей.

Подытожим: чтобы не платить штраф, нужно пользоваться хорошо организованными онлайн-кассами с автообновлением, правильно оформлять чеки и обязательно выдавать их покупателям в руки и по требованию в электронном виде.