Как владельцам бизнеса «пережить» новые правила при работе с чеками

В принципе, это не совсем новость: распоряжение было прописано уже давно в Федеральном законе 290-ФЗ. Но если до сих пор некоторым компаниям и ИП были положены отсрочки, то теперь всё: никаких послаблений, всё строго, за нарушения — немаленькие штрафы.

Тем бизнесменам (ИП и ООО), кто использует основную систему налогообложения, напрягаться не стоит — они уже давно обязаны работать по-новому. Так же, как и те, кто реализует товары, подлежащие маркировке. Они указывают наименование товара ещё с начала 2020 года. Остальным же придётся немного напрячься и потрудиться.

Новые требования к номенклатуре

Самое главное требование к номенклатуре — понятное, человеческое название товара в чеке. «Тарелка суповая 22 мм красная» или «халат женский х/б.». Такое, чтобы оно было понятно покупателю. Например, «Гор. зел. ж/б глоб 350» — не годится, а вот «Горошек зелёный, „Глобус“, жестяная банка 350 г» понятнее.

Если и этого размера текста вам мало для описания товара, придётся подумать над понятными сокращениями: эти данные тоже передаются в ФНС, и там не обязаны ломать голову над вашим креативом.

Более конкретных пояснений по поводу названия товара и его уникального кода нет, но в налоговых органах уже кипит работа по созданию единой базы товаров с уникальными кодами по всем категориям.

Что делать, если ваш товар пока не имеет официального наименования или информация о нём пока не поступила к вам? В этом случае придётся пробивать два чека: первый — в момент оплаты с указанием способа расчёта «аванс», а второй — после появления информации о товаре «полный расчёт».

Что должно быть в кассовом чеке

Кроме стандартных реквизитов, которые есть и были в кассовых чеках до этого, чек должен содержать:

• код маркировки — для товаров, подлежащих обязательной маркировке. Обозначается буквой М;
• для агентских договоров — признак агента; 
• компании, которые работают по принципу взаимного бартера (например, ломбарды), должны будут указывать признак и возврат расхода.

И, естественно, наименование товара, о котором уже говорилось выше: без него чек будет считаться недействительным. Те компании, которые пока не используют онлайн-кассу в расчётах, могут вносить наименование товара в товарный чек или БСО — закон пока это разрешает.

Какие штрафы предусмотрены

С 1 февраля 2021 года всё будет по-взрослому. Если раньше за какие-то нарушения в работе с кассой предприниматель мог рассчитывать на предупреждение или минимальные штрафы, то сейчас за неправильный чек придётся платить немаленькие суммы.

• Должностные лица, непосредственно виновные в нарушении, — 3000 рублей.
• Компания, уличённая в отсутствии номенклатуры в чеках, — 10 000 рублей.

С чего начать работу с номенклатурой

Начать работу нужно с создания базы товаров. Как это сделать и что потребуется для нормальной и комфортной работы с такой базой?

Отличный инструмент для создания базы товаров — онлайн-касса. Если функциональность позволяет (а большинство современных смарт-касс это умеют), можно заниматься созданием базы товаров прямо на кассе.

Для автономных, кнопочных онлайн-касс придётся создавать базу товаров, подключая её к компьютеру и загружая базу вручную. Штрихкод тоже присваивается вручную, во время заполнения карточки для каждого товара. Для товара без штрихкода (например, весового товара вроде мясных изделий или колбас) создаётся уникальный код товара, который кассир потом будет вводить на кассе при продаже. 

Современные онлайн-кассы предлагают больше вариантов для создания базы товаров:

• Загрузка базы из файла. Создайте базу товаров в Excel и загрузите этот файл в личном кабинете кассы, строго соблюдая инструкции производителя кассы.

• Загрузка товаров вручную. Создайте карточку для каждого товара в справочнике онлайн-кассы. Заполните все поля и сохраните карточку в базе.

  К слову, в МТС Кассе уже есть собственный каталог с наименованиями товаров. Вы можете просто отсканировать штрихкод поступившего к вам товара, а касса автоматически заполнит все поля карточки информацией из каталога. Вам останется только установить цену и ставку НДС.

• Загрузка базы в товароучётной системе. Создайте базу вручную или загрузите её из Excel-файла прямо в товароучётную программу. Она передаст все данные в кассы, с которыми интегрирована.

  В МТС Кассе товароучётный сервис идёт в комплекте с кассой, а подключить его легко в личном кабинете.

• Загрузка товаров в базу с электронных накладных. Интегрируйте кассовый сервис с системой электронного документооборота (ЭДО). Кассовый сервис увидит новое наименование товара в накладной и автоматически занесёт его в базу.

Как кассиру работать с новой номенклатурой

Итак, вы создали некоторую базу товаров. Как работать с этой базой и что должен делать кассир, чтобы всё было правильно и законно? Каким образом наименования товаров будут появляться в чеке?

Проще всего сканировать штрихкоды товаров. Во время сканирования необходимая информация о товаре отражается в чеке. Такая функциональность есть у большинства касс.

Кроме сканирования, в современных смарт-кассах кассир может использовать «умный поиск» по названию или выбрать нужный товар на панели избранных товаров.

Поиск кассовой программы работает точно так же, как в мобильном телефоне или на компьютере: при вводе первых нескольких символов с клавиатуры на экран выводится список подходящих товаров, из которых кассир сам выбирает нужный. В смартфонах с установленной кассовой программой доступен ещё и голосовой поиск, принцип действия — тот же, что и в обычном смартфоне.

Панель «Избранное» нужна для товаров, которые покупают чаще всего. Избранный товар вносится в чек простым нажатием на нужную ячейку на экране кассы.

После того как наименование товара внесено в чек, кассир указывает его количество или вес (для весового товара), а касса автоматически рассчитывает итоговую сумму.

Какую кассу выбрать для работы с номенклатурой

Удобнее всего работать с номенклатурой на современных смарт-кассах. Устаревшие автономные кнопочные кассы плохо приспособлены к такой работе: для любых изменений их нужно подключать к ПК и делать всё вручную и долго. В смарт-кассах же возможностей для операций с номенклатурой гораздо больше: времени на них тратится меньше, а сам процесс удобен и понятен.

• Разные варианты ввода номенклатуры: через личный кабинет кассы и непосредственно на кассовом аппарате. Если оба этих варианта присутствуют в выбранной модели, вам не придётся приостанавливать рабочий процесс для того, чтобы внести товары в базу или отредактировать их. Пока один сотрудник работает на кассе, другой может внести всё, что нужно, в её личном кабинете (если у него есть допуск, конечно).
• Возможность изменять данные в карточке товара кассиром. Эта функциональность пригодится, когда нужно внести какие-то изменения быстро, прямо на кассе.
• Наличие собственной базы или каталога товаров. Вам будет достаточно отсканировать штрихкод поступившего товара, а остальные поля карточки касса заполнит автоматически, ориентируясь на данные из каталога.
• Панель «Избранное». В большинстве касс это отдельная панель со списком товаров, а в МТС Кассах — настоящая мини-галерея с фотографиями. Так найти нужный товар ещё проще.
• Интеграция с товароучётной программой. Если товарный учёт встроен в кассу, то вместе с кассой вы получаете мощный инструмент для работы с товаром и номенклатурой для учёта, контроля и аналитики.
• Интеграция с ЭДО. Тем, кто работает с маркированным товаром, такая интеграция нужна обязательно. Для интеграции с ЭДО вам не нужно будет создавать и заполнять карточки товаров вручную — сервис сделает это автоматически.

Надеемся, мы немного помогли вам разобраться с нововведениями и наши рекомендации будут полезны вашему бизнесу.