Как правильно организовать маркировку товаров в магазине

Обязательная маркировка товаров и уже действующие запреты на продажу некоторых категорий товаров вызывают у владельцев торговых точек не только многочисленные вопросы, но также некоторый страх и трепет. Однако не всё так страшно: стоит один раз как следует разобраться, и работа с маркировкой будет простой и понятной. Этим мы с вами сейчас и займёмся. Начнём с самого простого — с продажи маркированного товара.

Сроки маркировки

На всякий случай напомним вам сроки обязательной маркировки и крайние сроки запрета на реализацию без маркировки табачных изделий, обуви и прочих товаров, с которыми теперь можно работать только по новым правилам.

Табак. С 1 июля 2019 года немаркированная продукция больше не выпускается производителями. С 1 июля 2020 года запрещена реализация сигарет и других табачных изделий без маркировки. Все поставки будут сопровождаться УПД и проводиться с помощью систем электронного документооборота (ЭДО).

Обувь. С 1 июля 2020 года оборот (продажа, производство) обуви без маркировки запрещён. До 1 сентября 2020 года продавцам и поставщикам нужно было успеть промаркировать имеющиеся у них немаркированные остатки.

Шубы и другие меховые изделия. С 1 июня 2019 года маркировка для меховых изделий обязательна, а с 1 января 2021 года оборот немаркированных меховых товаров будет запрещён.

Для этих категорий товаров приём по старинке уже запрещён: все поступления и перемещения маркированных товаров производятся только через ЭДО.

Продажа маркированного товара

Для того чтобы продавать маркированный товар, вам понадобится современная онлайн-касса и 2D-сканер, который умеет считывать коды типа Data Matrix.

Перед покупкой кассы обязательно поинтересуйтесь у продавца, поддерживает ли понравившаяся вам модель работу с маркировкой и что дополнительно потребуется для такой работы. В некоторых кассах, например, нужная функциональность есть по умолчанию, а в некоторых нет. Например, не все онлайн-кассы поддерживают работу с Data Matrix, и к ним придётся подключать дополнительный программный модуль, а иногда и полноценный компьютер.

После того как онлайн-касса куплена, зарегистрирована и установлена, можно начинать продажи маркированного товара.

С самим процессом продажи всё просто: в момент продажи кассир сканирует код маркировки товара, кассовая программа распознаёт его, добавляет информацию о нём в фискальный чек и отправляет данные в ОФД. Оператор фискальных данных перенаправляет данные в систему маркировки, например, в «Честный знак». После этого в системе маркировки реализованный товар списывается с баланса магазина.

Приём маркированного товара

Чуть сложнее выглядит процесс приёмки маркированных товаров, хотя если разобраться, то и здесь нет ничего страшного.

Для приёмки маркированных товаров вам обязательно понадобится система электронного документооборота (ЭДО), которая поддерживает работу с маркировкой. Поставщики маркированного товара будут отправлять вам документы только через ЭДО. Другие способы приёма маркированного товара законом не предусмотрены. Существует очень много разных систем ЭДО, с разными тарифными планами и «плюшками», поэтому стоит потратить немного времени на сравнение и выбор. Документы, по которым передаются маркированные товары, называются УПД: универсальный передаточный документ. Все УПД фиксируются в ЭДО.

Как происходит процесс приёмки?

1. Если товар принимает товаровед или заведующий складом (торговой точкой).

   В этом случае товаровед или заведующий получает УПД от поставщика в системе ЭДО, заверяет их квалифицированной электронной подписью, и подтверждённые документы автоматически отправляются поставщику.

2. Если товар принимает кассир (продавец) в торговой точке.

   Когда товар приходит непосредственно в торговую точку, приёмку приходится доверять продавцам. Чтобы принять маркированный товар, продавец должен будет зайти в личный кабинет ЭДО, принять УПД от поставщиков, составить и отправить возвратные документы. Это значит, что вам придётся установить в магазине дополнительный компьютер для приёма УПД и предоставить цифровую подпись тому продавцу (или всем продавцам), который будет принимать УПД и товар.

Но бывают варианты проще: современные кассовые программы онлайн-касс позволяют организовать приём УПД без дополнительных инструментов. Например, если использовать решение, которое предлагает МТС Касса, то можно принимать УПД прямо на кассе. Приняв товар, кассир может проверить партию товара, выборочно отсканировав коды некоторых отдельных товаров. Такое выборочное сканирование — не обязательное действие, а, скорее, вопрос подстраховки, особенно при работе с новыми, непроверенными поставщиками.

Как автоматизировать товароучёт

Чтобы упростить процесс работы с маркированным товаром, удобно пользоваться специальным товароучётным сервисом, который уже интегрирован с системой электронного документооборота. Особенно такое решение будет полезно тем, для кого подобный опыт в новинку. Товароучётный сервис при помощи онлайн-кассы позволяет автоматизировать складской учёт и формировать до 40 видов отчётов. Функциональность программ от разных операторов может отличаться. Например, подобный сервис от МТС позволяет:

• принимать УПД и сверять данные в них с реально поступившим товаром, сортировать и находить УПД по разным признакам (по поставщику, дате, виду продукции, статусу и другим характеристикам);
• заводить карточки для новых поставщиков. При поступлении новых УПД система автоматически предложит вам создать нового контрагента, если его нет в базе. Карточка поставщика будет создана автоматически;
• создавать карточки на новые товары и сразу приходовать их на баланс, вносить в неё информацию со штрихкода электронной накладной;
• для получения информации о маркированном товаре (когда и от кого поступил, номер партии, возможные перемещения и т. д.) достаточно будет отсканировать код на товаре или упаковке (коробке, блоке, паллете);
• принимать товар агрегированными упаковками (коробками, пачками, паллетами, блоками). Достаточно будет считать штрихкод с самой упаковки: товароучётная система зарегистрирует каждую единицу товара с её уникальным кодом;
• автоматически создавать возвратные документы и направлять их поставщику;
• проводить инвентаризацию, не закрывая магазин;
• видеть перечень неликвидных и ходовых товаров, статистику по продажам;
• отслеживать спрос и составлять заявки поставщикам с учётом спроса и остатков на складе;
• автоматизировать расчёт розничной цены. Можно будет выбрать в системе те алгоритмы, которые вам подходят, и розничная цена товара будет рассчитываться автоматически во время поступления товара на баланс;
• устанавливать скидки, создавать программы лояльности, работать с бонусными картами и считать баллы для всех магазинов;
• контролировать работу торговых точек и сотрудников удалённо, получая в личном кабинете товароучётной программы информацию об открытии и закрытии магазина, выручке, о количестве денег в каждой кассе, о продажах, данные по среднему чеку, возвратам и т. д.

Как видите, работа с маркировкой кажется сложной только на первый взгляд. С хорошими инструментами, такими как мощная товароучётная программа и удобный кассовый сервис, работа с маркировкой проще простого.