Чек-лист правил делового общения: проверьте себя

Кто владеет словом, тот владеет ситуацией. Если вы умеете контролировать свою речь и поведение в общении с коллегами, партнёрами, руководством и клиентами, окружающие относятся к вам с большим доверием и уважением. Мы собрали десять универсальных советов по деловому общению, а также список привычек, которые чаще всего раздражают коллег.

Что следует делать обязательно

1. Следите за внешним видом в офисе и на деловых встречах

Если дресс-код компании предполагает ношение делового костюма, не пренебрегайте этим. Если установлен свободный стиль, актуальным будет casual. Рваные джинсы и гавайские рубашки на работе обычно могут себе позволить только представители творческих профессий, а юрист, например, будет выглядеть в таком наряде нелепо. Стоит также обратить внимание на детали своего образа: старайтесь избегать крупных украшений, яркого макияжа и резкого парфюма. И конечно, появляться в офисе в неопрятном виде — моветон.

2. Контролируйте жесты и мимику

Не стоит размахивать руками, если высказанная точка зрения не совпадает с вашим видением ситуации. При деловом общении важно быть сдержанным и контролировать эмоции. Однако возможно отступление от правил с учётом культурных особенностей разных наций. К примеру, если ваш партнёр итальянец, сдержанность может произвести плохое впечатление, будьте более темпераментным. С японцами, напротив, держитесь максимально спокойно.

3. Содержите рабочее место в чистоте и порядке

Рабочий стол как зеркало внутреннего мира — порядок считается признаком надёжности и профессионализма, хаос свидетельствует о неорганизованности. Хорошо смотрятся на столе рамки с семейными фото, игрушка-антистресс. Это показывает, что вы относитесь к рабочему месту с теплотой. Пустые пачки из-под чипсов или гора стаканчиков из-под кофе рабочий стол точно не украсят.

4. Цените время собеседника

Даже двухминутная задержка может сломать весь рабочий график делового человека, поэтому опоздания недопустимы. Если видите, что не успеваете, лучше заранее предупредить об этом, а не оправдываться при встрече. Такое случается часто? Изучите принципы тайм-менеджмента, это поможет наладить организованность.

5. Учитесь слушать и слышать собеседника

В бизнесе этот дар способен принести миллионы. Каждый сотрудник, клиент и партнёр обязательно расскажет о том, что его интересует, беспокоит, в чём нужна помощь, главное — услышать и понять, а затем сделать встречное предложение. Но недостаточно просто молча внимать, в нужный момент важно включаться эмоционально. Собеседник должен видеть вашу отдачу.

6. Используйте грамотную речь

Не допускайте просторечных выражений, сленга и жаргона. Не используйте термины, в значении которых вы не уверены. Уделите внимание правилам постановки ударений в спорных словах. Постарайтесь искоренить лексические ошибки и проблемы с произношением.

7. Научитесь управлять своим голосом

Умение «играть» голосом, подбирая нужную интонацию, делать паузы в определённых местах, регулировать громкость и темп речи, расставлять акценты — это искусство. Овладев им, вы сможете сделать общение более эффективным. Основа любого звука — дыхание, а речь — это, по сути, озвученное дыхание. Если ваш голос звучит сдавленно, глухо, быстро устаёт, стоит заняться дыхательной гимнастикой.

8. Освойте навыки телефонного общения

Желательно заранее набросать план разговора, отработать вежливое приветствие и то, как будет озвучена цель звонка. Во время диалога давайте собеседнику достаточно времени на ответ, не перебивайте. Будьте спокойны и выражайтесь ясно.

9. Соблюдайте правила деловой переписки

Обязательно нужно здороваться и прощаться в конце письма. Структурировать текст и чётко передавать основную мысль, избегая незначительных деталей.

Не забывайте о пунктуации, не используйте слишком длинные и сложные предложения. Правильно оформляйте письмо. Обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы письмо не попало в спам и не осталось незамеченным. Если вопрос не срочный, старайтесь писать с 9 утра до 18 вечера, чтобы не отвлекать коллег и партнёров в нерабочее время.

10. Освойте нетикет

Это новое понятие означает общение в Сети, чаще всего в мессенджерах: WhatsApp, Viber, Telegram. Но прежде чем их применять, уточните у собеседника, удобен ли ему такой формат общения или он предпочитает звонки или e-mail. Выберите подходящие для делового общения имя и аватарку. Пишите сообщения только в рабочее время, коротко и по делу. Проверяйте автозамену, чтобы избежать нелепостей. Если хочется использовать голосовые сообщения, сначала уточните у собеседника, удобно ли это. Спойлер: скорее всего, вам ответят, что нет. Общаясь посредством видеозвонков, особенно из дома, проследите за дресс-кодом, задним фоном и достаточностью освещения.

Чего делать точно не стоит

• Использовать неуместные формы общения — панибратство часто вызывает недоумение и раздражение.
• Слишком слабо или сильно пожимать руку. Первое воспринимается как признак неуверенности, второе — попытка доминирования.
• Поглядывать на часы — это демонстрация неуважения, нетерпеливости и раздутого самомнения: словно у вас есть более важные дела и вы спешите быстрее закончить разговор.
• Вертеться по сторонам — признак невнимательности, который вызывает у собеседника дискомфорт. Старайтесь слегка наклониться к говорящему и немного опустить голову набок. Это покажет собеседнику, что вы слушаете его внимательно и с интересом.
• Слишком активно кивать головой — полное и безоговорочное согласие выглядит неискренне. Кроме того, создаётся впечатление, что вы зависите от одобрения окружающих.
• Скрещивать руки или ноги — признак закрытости. Даже при улыбке на лице такая поза вызывает у собеседника ощущение, что его отталкивают.
• Слишком долго смотреть в глаза — это признак агрессии, попытка доминирования, желательно отводить взгляд в сторону каждые 7–10 секунд.
• Прятать взгляд — отсутствие контакта производит впечатление неуверенности и отсутствия интереса.
• Хмуриться и демонстрировать недовольство — даже если вы чем-то расстроены, старайтесь не проявлять это внешне, иначе собеседник воспримет недовольство на свой счёт.

Ошибки в деловом поведении часто мешают работе и становятся препятствием для продвижения по карьерной лестнице. Иногда, чтобы избежать этого, стоит дополнительно проработать навык. В онлайн-школе Smart University этому посвящён целый курс. Экспресс-программа «Деловое общение» позволит за десять уроков научиться выражать мысли чётко и грамотно, правильно вести себя на совещаниях и общаться в мессенджерах, а также прокачать другие полезные навыки. Заниматься можно онлайн в любое время — прямо со смартфона. Курс доступен в личном кабинете в приложении или на сайте Smart University, пройти авторизацию можно по номеру телефона.