Как организовать удалённую работу для сотрудников

Работа вне офиса в последнее время становится всё более популярной, а сейчас  — еще и особенно актуальной. Современные технологии позволяют оптимально настроить удалённый рабочий процесс даже в компаниях с сотнями сотрудников. Главное, чтобы у них был постоянный доступ к интернету, а выполнять обязанности можно с любого устройства: ПК, ноутбука, планшета и даже смартфона. Рассказываем, как организовать дистанционную работу оперативно и без особых затрат.

Облака

Облачные сервисы для хранения данных позволяют из любой локации загружать документы, редактировать их, скачивать, создавать ссылки на файлы для отправки коллегам или заказчикам. При этом не нужно закупать и настраивать дополнительное оборудование, поскольку вся работа с облаком проходит на серверах провайдера.

Один из таких ресурсов — сервис #CloudMTS, корпоративное хранилище данных. Такое защищённое облако отличается большей надёжностью, поскольку информация хранится в защищенном дата-центре.

Все просто: администратор создаёт уникальную учётную запись для каждого сотрудника и можно начинать работать в облаке с помощью любого браузера, локальной программы для компьютера или приложения. Интерфейс интуитивно понятный, проблем с использованием готовых файлов, созданием папок, загрузкой данных, как правило, не возникает. Если есть необходимость, можно настроить уровень доступа ко всем материалам для каждого сотрудника или целого отдела. Облако легко настраивать в зависимости от числа сотрудников потребности в месте на облачном диске. И еще ресурс сервис можно бесплатно тестировать в течение двух недель.

Конференц-связь

Если нужно провести срочное совещание или групповую планёрку, удалённых сотрудников можно подключить к обсуждению с помощью голосовой конференц-связи.

Эту услугу сейчас предоставляют почти все провайдеры. Её удобство заключается в том, что для участия в конференции не требуется интернет — нужен только мобильный или стационарный телефон. У сотовых операторов сама эта услуга, как правило, бесплатная, а звонок оплачивается по тарифу. 

Процесс настройки конференц-связи зависит от конкретного провайдера. Как правило, услуга подключена по умолчанию. Абоненты МТС могут это проверить через приложение "Мой МТС", а если услуги не оказалось, там же её подключить.

После этого останется набрать номер одного из участников совещания и через цифровую клавиатуру на мобильном устройстве добавить остальных собеседников.

Zoom

Это популярный сервис для проведения онлайн-собраний и презентаций. Его отличие от обычной конференц-связи — расширенный набор функций. С помощью Zoom можно бесплатно подключить к одной сессии до 100 участников, использовать видеосвязь, демонстрировать экран своего устройства, создавать групповой чат и записывать всю конференцию для последующего просмотра.

В бесплатной версии сервиса групповая конференция ограничена по времени — всего 40 минут. В платных версиях её можно проводить в течение 24 часов, добавлять до 1000 участников, создавать события в планировщике, использовать фирменную символику и многое другое.

Для работы с сервисом Zoom нужно зарегистрироваться на официальном сайте и установить программу на подходящее устройство — своя версия клиента создана для каждой операционной системы: Windows, MacOS, Linux, iOS и Android.

Web- и ПК-версии мессенджеров

Сотрудники организаций часто связываются друг с другом через чаты в мессенджерах. Как правило, это WhatsApp и Viber. В них удобно ставить и обсуждать задачи, делиться мнением о проделанной работе, планировать действия целых отделов и оперативно обмениваться документами и ссылками. Хорошо и то, что мессенджерами можно пользоваться с помощью браузерных версий на ПК.

Viber на данный момент существует в виде приложений для смартфона и ПК. Чтобы использовать этот мессенджер на стационарном устройстве, нужно скачать установочный файл с официального сайта и запустить его. Далее открываем Viber на смартфоне, заходим в меню настроек и сканируем телефоном QR-код, который выводится в окне установки на ПК.

У приложения WhatsApp, помимо программы для ПК, есть и веб-версия в браузере по адресу https://web.whatsapp.com/. Процедура подключения к ней не отличается от той, что предусмотрена для Viber.

Кстати, возможности обоих мессенджеров в их ПК-версиях такие же, как в приложениях для смартфона.

Корпоративная почта онлайн

Довольно часто в компаниях используют корпоративную почту Microsoft Outlook, клиент которой устанавливается на компьютерах сотрудников. Для удалённой работы у этого почтового сервиса есть довольно удобная веб-версия, но возможность и правила её использования вам необходимо уточнить у технических специалистов. 

1. Наберите в адресной строке https://outlook.live.com/.
2. Введите в домене @outlook или @hotmail адрес своей почты.
3. Укажите личные данные: имя, фамилию, дату рождения.
4. Пройдите проверку captcha, чтобы показать системе, что вы не робот.

Веб-версию Outlook можно гибко настраивать: выбирать оформление, вести журнал бесед, создавать заметки и быстрые сообщения. Для корпоративной работы в веб-клиенте можно образовывать группы, например «Продвижение», «Юристы», «Логистика», и добавлять в них нужные адреса. К Outlook легко подключаются учётные записи облачных хранилищ OneDrive, Dropbox, и Google Диска для обмена файлами. А для планирования работы в клиенте предусмотрен удобный календарь.