Как безболезненно перейти на онлайн-кассу: шесть полезных советов
Малый бизнес массово переходит на кассовую технику нового образца — онлайн-кассы. Выбрать устройство, которое точно поможет избежать штрафа налоговой и при этом не переплатить за лишние функции, помогут шесть полезных советов.
Совет 1: Не спешите покупать самую дешёвую — автономную кассу.
Чтобы упростить выбор онлайн-устройства, важно на начальном этапе понять, с каким видом кассовой техники вам будет удобнее работать. Самые дешёвые на сегодняшний день - автономные онлайн-кассы. Стоят они по-разному, в зависимости от модели в среднем от 7000 рублей. Такие кассы представляют собой кнопочную технику предыдущего поколения, которую подключили к интернету и немного модернизировали. Формально требования 54-ФЗ автономные кассы, конечно, выполняют, но и для этого нужно приложить определённые усилия.
Для того чтобы завести товар в номенклатуру, кассу нужно будет подключать к компьютеру. Затем, чтобы наименование товара отображалось в чеке (требование ст. 4.7 54-ФЗ), каждой позиции (товару) в номенклатуре присваивается определённый код. В него закладывается информация о наименовании, цене, системе налогообложения, ставке налога. Если что-то поменялось, например, цена, всю процедуру оформления товара надо повторить. И в-третьих, при продаже каждой товарной единицы продавцу нужно вбить код на кассе, для этого вспомнить его либо посмотреть в тетрадке. А это дополнительное время ожидания покупателя и, как следствие, возможные очереди.
Если товаров в ассортименте магазина более 50, то продажа на «автономках» крайне затруднительна, так как запомнить коды на такое количество товаров просто нереально. Автономные кассы не подойдут тем, кто торгует алкоголем, за исключением, пожалуй, единичных моделей автономных касс.
Также важно помнить, что в России вступил в действие закон, обязывающий использовать новую систему маркировки алкогольной продукции (ЕГАИС). И все предприниматели, торгующие продукцией животного происхождения, должны использовать программу «Меркурий». В дальнейшем последует маркировка и других товаров: лекарств, ювелирных изделий, обуви и так далее. Если у вас автономная касса, то работа с такими системами потребует подключения дополнительного оборудования, в частности ноутбука.
Так, даже цена в конечном итоге - не самый уверенный плюс, ведь комплектование автономной кассы фискальным накопителем повышает стоимость на 2–3 тыс. рублей. А желание уйти от ручного ввода номенклатур товара и подключение сканера — ещё на столько же.
Совет 2: Внимательно изучите характеристики смарт-касс: некоторые из них могут оказаться для вас критически важными.
Современная альтернатива автономным кассам, которые мы описали выше, — смарт-терминалы. Внешне они похожи на планшет, в который встроен принтер для печати чеков. К такой кассе можно подключать дополнительное оборудование и устанавливать на неё программное обеспечение, которое расширяет возможности и позволяет вести полноценный товароучет. Поэтому смарт-терминалы заслуженно называют «умными» кассами.
Не нужно бояться их «ума»: устройства от крупных поставщиков простые, функциональные, быстрые и с очень дружелюбным интерфейсом. Причём есть такие модели «умных» касс, стоимость которых всего лишь на 3000 рублей отличается от цены «автономок». А каковы же основные отличия смарт-касс от автономных и действительно ли они важны?
Самое важное — в «умной» кассе нет ограничений на количество наименований товаров, которые можно занести в память. В смарт-кассах оптимизирована работа с номенклатурой. Например, в «МТС Кассе» доступен глобальный справочник из 1 000 000 товаров. Сотруднику, который приходует товар, остаётся отсканировать штрихкод, и необходимое описание продукции попадает в карточку этого товара.
Добавление новых товарных позиций в смарт-терминал и корректировка базы данных возможны на протяжении рабочего дня. Корректировка товарной базы автономной кассы - целая история, которая проводится через компьютер. У кассира, работающего на смарт-терминале, есть возможность контролировать ход кассовых операций и информацию в чеке до того, как он будет распечатан. Это исключает ошибки и ускоряет процесс обслуживания покупателей. В автономной кассе всё, что попало в чек, можно увидеть только после того, как он будет распечатан.
В большинстве смарт-касс также можно продавать товары как по фиксированной цене, так и назначать индивидуальную цену на товар каждому покупателю. «МТС Касса», например, может давать скидки на чек или на отдельные товары в нём. Такое не под силу автономным кассам.
Так, «умная» касса может помочь автоматизировать товароучёт, работу с документами, поддерживать программы лояльности и грамотно работать с поставщиками. Кроме того, смарт-терминалы, как правило, сверяются с ОФД (оператором фискальных данных). Таким образом, вы можете быть уверенным, что чеки, пробитые на кассе, «ушли» в ФНС и вас не оштрафуют за возможный неприятный сбой.
Ещё важно, что смарт-терминалы обычно напоминают об окончании срока действия договора с ОФД, окончании срока ФН, сертификатов для ЕГАИС и других важных моментах, о которых предприниматель может просто забыть. Что гарантированно избавит от штрафов.
Совет 3. Подумайте, какие дополнительные функции вам действительно нужны.
Если вы остановились на смарт-кассе, не стоит брать такое устройство наобум — прежде необходимо оценить его функционал и определить, какие функции действительно нужны, а за какие вы просто зря переплатите.
Итак, есть среди смарт-терминалов и мобильные варианты, которые могут работать без подзарядки от 10 до 24 часов. Такой вариант подойдёт при выездной торговле, для курьеров и небольших торговых точек.
К «умной» кассе также можно подключить сканер штрихкода, терминал для приёма безналичной оплаты (эквайринг). В некоторых моделях сканер и эквайринг уже встроены, а это значит, что можно сэкономить на покупке дополнительного оборудования.
Многие смарт-терминалы поддерживают работу с весами: оборудование подключается к кассе, после взвешивания товара его стоимость считается автоматически и добавляется в чек. Продавец же с автономной кассой считает цену на калькуляторе, что гораздо дольше по времени и не исключает ошибок.
В самых продвинутых смарт-кассах есть функции «Отложенный чек» и «Проведение возвратов». А также можно принимать оплату по одному чеку и наличными деньгами, и по карте. Что тоже не под силу «автономкам».
С «МТС Кассой» также исключена продажа товара, которого нет на складе или он не внесён в базу. Такая ситуация может произойти, если товар закончился или его не успели оприходовать. Эта функция — ещё и своего рода защита от нечистых на руку продавцов, которые пытаются продавать свой похожий товар вместо товара владельца. В автономных кассах, естественно, нет такой блокировки. Поэтому рассчитывать нужно на частые проверки и честность продавцов.
Совет 4. Проследите, какое ПО установят в вашу кассу: от него зависит очень многое.
От программного обеспечения, установленного в кассу, напрямую зависит, насколько «умной» она будет. Разбег в этом вопросе огромный: от базовых стандартных операций до помощи в существенном увеличении прибыли и вывода бизнеса на новый уровень. Программное обеспечение, которое учитывает особенности процессов в торговле, установлено в «МТС Кассе» и на кассах LiteBox («Лайтбокс»). На их примерах рассмотрим, как касса помогает малому и среднему бизнесу зарабатывать.
Снижение убытков за счёт отслеживания и уменьшения неликвидов в торговых точках. Кассы способны отслеживать неликвидные товары. Выявляйте неликвиды, распродавайте их и в дальнейшем отказывайтесь от их закупки.
С акциями кассы тоже помогают. Вы можете применять жёлтые ценники, делать скидки держателям бонусных карт и предлагать индивидуальные условия по персональным картам клиентам. Кроме того, программа позволяет вести по ним прозрачный учёт: мимо кассы ни один рубль не пройдёт.
Автоматизация ценообразования. Смарт-терминалы позволяют устанавливать фиксированную цену или процент наценки (на каждый товар, на группы товаров, на товары поставщика, на каждый магазин и т. д). Выбирайте подходящие вам варианты, проводите настройку всего лишь один раз. Дальше цена будет рассчитываться автоматически при приёмке товара. Это избавляет от ручного ввода цен, а значит, и возможных ошибок.
Проведение инвентаризации без «отрыва от производства» позволяет не терять выручку. Все движения товара в магазине мгновенно отражаются на его остатках. В «МТС Кассе» и кассах «Лайтбокс» остатки для инвентаризации можно выгружать небольшими группами (например, по категории товара) и сверять небольшими списками с фактическим наличием в магазине и на складе, пока нет покупателей . По факту проведения инвентаризации товароучётный сервис автоматически оформляет акты списания, документы по пересортице товара.
Заказ оптимального количества товара с функцией «Автозаказ». Смарт-терминалы анализируют оборачиваемость каждого товара. Они самостоятельно учитывают текущие остатки товаров на складе, даты следующих поставок и автоматически формируют накладную для заказа соответствующему поставщику. Так, ходовые товары всегда закупаются в нужном количестве, а те, на которые нет спроса, - не попадают в планируемый заказ поставщику.
Одна программа лояльности для всех магазинов сети. Выданные клиентам карты поддерживаются во всех магазинах сети, так как учёт по ним ведётся в вашей единой базе. Это обеспечивает стабильный приток посетителей, а значит, дополнительный доход.
Совет 5. Покупайте онлайн-кассу с качественной круглосуточной технической поддержкой.
Онлайн-кассы - это техника, и она может выходить из строя. У сбоев нет рабочего графика, они могут случиться ночью, в выходной день или праздники. Кроме того, помощь может понадобиться неопытным кассирам, которые еще не привыкли к работе с кассовой техникой нового образца и не знают, что делать при сбое. Не работает касса, простаивает торговля, теряется выручка.
Поэтому круглосуточная и качественная техподдержка - один из ключевых моментов, на который нужно обращать внимание при выборе кассы. Такой график работы встречается редко: чаще компании работают с обращениями клиентов только в рабочее время или ограничивают количество обращений.
Совет 6. Обращайте внимание на выгодные предложения на пике спроса.
Сейчас пик спроса, а значит, появляются выгодные акционные предложения от крупных производителей онлайн-касс. К примеру, тем, кто начинает работать с онлайн-кассами, компания МТС предложила приобрести «МТС Кассу» с пакетом «Лёгкий старт».
Смысл «Лёгкого старта» в том, что, покупая «МТС Кассу», владельцы бизнеса получают в комплекте бесплатные услуги и решения, которые избавляют их от большинства забот по переходу на новую технику. Стоимость «МТС Кассы» с пакетом «Лёгкий старт» - всего 10,9 тыс. рублей без ФН (17 900 с ФН на 15 месяцев). За эту цену вы получаете:
1) смарт-терминал - современный мобильный кассовый аппарат с сенсорным дисплеем;
2) бесплатное кассовое программное обеспечение (плата не взимается и после окончания акции);
3) подключение к ОФД на 1 год;
4) регистрацию кассы в ФНС (единственное, что вам нужно для регистрации, — действующая квалифицированная цифровая подпись, а если её у вас нет, МТС поможет вам её оформить);
5) настройку кассы и инструктаж ваших сотрудников (инженеры МТС по всей стране выезжают на места и настраивают оборудование «под ключ»).
В комплекте с «МТС Кассой» клиентам могут предоставить круглосуточную техническую поддержку IT-специалистов, что позволит легко разобраться с новым оборудованием.
Пакет «Лёгкий старт» доступен при покупке любой модели кассы от МТС. Причём аппарат можно купить не только в фирменном салоне, но и онлайн на сайте.
Расскажите друзьям об этом материале:
