Как планировать инвестиции в IT-системы компании: тренды 2018 года

В условиях нестабильного рынка руководитель должен иметь возможность быстро нарастить или оптимизировать ресурсы компании. Ирина Солодова, финансовый директор компании «МТС ИТ», входящей в Группу МТС, рассказала, какие тенденции повлияют на формирование бюджета крупных компаний в 2018 году.

Снижение косвенных затрат

Невозможно полностью избавиться от косвенных издержек при организации производства и продаж, но реально их сократить. Помогут технологии организации рабочих мест, например VDI (Virtual Desktop Infrastructure) — виртуальная инфраструктура для разворачивания полноценных рабочих мест. VDI всё чаще используют крупные компании. МТС, например, переводит на VDI сотрудников корпоративного центра и региональных офисов. Инфраструктура помогает существенно экономить по сравнению с привычным способом комплектации рабочего места. Чтобы установить VDI, подойдут практически любые компьютеры и ноутбуки, а рабочее место доступно из любой точки мира, где есть интернет.

Это сэкономит работодателям более 1 трлн рублей. Виртуальные рабочие места дешевле стандартных. Дополнительный плюс — использовать можно собственное оборудование работников, которое не нужно ставить на баланс компании. В результате она может снизить налоги на имущество и обязательства по амортизации. Главная заслуга такого подхода — компания высвобождает финансовые ресурсы и может инвестировать их непосредственно в производство. Дополнительно повышается мобильность персонала, усиливаются меры информационной безопасности, обеспечивается непрерывность бизнес-процессов.

Снижение капитальных затрат

Чтобы повысить эффективность предприятия и оптимизировать расходы, нужно внимательно следить за обслуживанием IT-инфраструктуры. Для наглядности рассмотрим период в четыре года. За это время купленное оборудование морально устаревает, стандартная гарантия заканчивается, прекращается выпуск комплектующих, истекает срок лицензий на программное обеспечение. Перед компанией снова встаёт вопрос финансовоёмких закупок и утилизации старого оборудования. Аренда виртуальной инфраструктуры уменьшает общую стоимость владения и обслуживания IT-систем по сравнению с покупкой, установкой и эксплуатацией обычных компьютеров. IaaS-решения (в пер. с англ. «инфраструктура как сервис») позволяют сократить расходы на оборудование, оснащение серверов, программное обеспечение и техническое обслуживание. SaaS-решения (в пер. с англ. «платформа как услуга») помогают оформить лицензии и использовать самое современное программное обеспечение в нужном объёме и на удобный срок без лишних затрат. Виртуальную инфраструктуру можно оплачивать по факту использования. В результате у компании появятся свободные средства, что позволит освободиться от кредитов и займов, сократить количество кассовых разрывов. Особенно это актуально для ретейла, в котором, как правило, небольшая маржинальность и регулярно нужны свободные деньги для закупки товара.

Оптимизация бюджета: принцип трайбов

Один из главных критериев формирования бюджета — его соответствие организационной структуре компании. Но как соблюсти это правило, когда компания активно развивается: открывает новые подразделения, запускает стартапы, реализует слияния и поглощения активов? Остаётся держать в уме: бюджет должен формироваться в зависимости от целей на предстоящий год. Согласовать между собой оргструктуру, бюджет компании и цели бизнеса помогают трайбы (от англ. tribe — племя). Это аналог департамента или отдела, но его состав может динамично меняться без изменений оргструктуры всей компании. Команды, которые объединены в трайбы, обладают необходимыми профессиональными навыками и ресурсами, чтобы реализовывать проекты. Мощности для проектов закупаются по модели IaaS под конкретную задачу, при необходимости — масштабируются. Такой принцип позволяет сократить время закупки, сделать инвестиции в IT более прозрачными и управляемыми. Сбербанк использует принцип трайбов, чтобы двигаться в направлении agile-трансформации и ускорять вывод новых продуктов на рынок. Этот принцип лёг в основу бюджета 2018 года подразделения МТС ИТ. Если раньше у компании был один бюджет, в 2018 году он разделён на трайбы. Они сформированы в соответствии с главными направлениями бизнеса компании: Big Data, Siebel (CRM-система), OEBS (ERP-система), несколько трайбов кластера FORIS (биллинговая система). Этот принцип позволяет изменить и систему мотивации персонала. В крупных компаниях она опирается на систему KPI, среди которых весомая часть — финансовые показатели. Переход от общекорпоративных показателей к показателям, на которые могут влиять конкретные команды (трайбы), — заметный современный тренд.

Усиление региональных филиалов

Создание региональных центров экспертизы и усиления филиалов чаще всего требует от компаний пересмотра принципов бюджетирования. Наиболее эффективным считается итерационный вариант, который сочетает в себе два классических принципа разработки бюджета: top-down (сверху вниз) и bottom-up (снизу вверх). Крупные организации с филиалами в регионах получают более тесные связи региональных подразделений с центром, эффективность всего предприятия увеличивается. Руководители подразделений самостоятельно определяют, каких показателей они планируют достичь, улучшается понимание процессов и ответственность за работу и финансовые результаты каждого менеджера.

Инвестиции в IТ-безопасность и снижение рисков

Объём инвестиций компаний в IT-безопасность увеличивается. Причины две: многочисленные инциденты в области информационной безопасности, которым в 2017 году подверглись частные и государственные структуры по всему миру, и цифровая трансформация бизнеса. Для защиты бизнеса наиболее эффективен комплекс мер: сервисы киберзащиты, специализированное оборудование, шифрование данных, аудит и другие. Но одна только отказоустойчивость физических серверов требует строительства нескольких резервных территориально распределённых ЦОДов. В результате — многократное увеличение расходов на IT и простой ресурсов в «мирное время». Их недостаток чреват потерей баз данных, в том числе архивов, бухгалтерской отчётности, CRM-системы.

Закупить столько ресурсов, сколько требуется бизнесу, позволяют облачные средства безопасности. В мае 2017 года на рынок кибербезопасности вышла МТС, предоставив корпоративным клиентам ресурсы собственного центра информационной безопасности (security operation center, SOC). Ресурсы SOC ранее успешно обслуживали внутренние нужды самого оператора: обеспечивали круглосуточный мониторинг информационной безопасности МТС, контролировали защищённость внешнего периметра информационных систем, анализировали инциденты (вирусные заражения, кибератаки, внутренние нарушения политики информационной безопасности), отвечали за координацию устранения причин и последствий инцидентов.