Электронный документооборот в вопросах и ответах

26 ноября 2020
Электронный документооборот (ЭДО) — это программный комплекс, который позволяет предпринимателям полностью и навсегда отказаться от бумажных документов. Забыть можно не только о кипах бумаг, но и о принтерах, курьерах, скрепках, папках и всём сопутствующем. Переход на ЭДО снижает расходы в десятки раз, повышает прозрачность процессов и ускоряет принятие решений, но, несмотря на очевидные преимущества, многие предприниматели всё ещё опасаются переходить на него. Оправданны ли их страхи? Какие риски несёт ЭДО и сколько реально позволяет сэкономить? Отвечаем на все вопросы ниже.
У меня налажен традиционный бумажный документооборот. Зачем переходить на электронный?
Электронный документооборот (ЭДО) — не просто дань моде и разговорам о цифровой экономике. Это реальный инструмент, который снижает операционные расходы на печать, логистику и хранение документов, повышает прозрачность бизнес-процессов в компании и ускоряет принятие решений на всех уровнях — и в итоге позволяет увеличить маржинальность любого бизнеса, вне зависимости от масштаба и сферы, в которой он развивается.
Сколько я сэкономлю, если перейду на ЭДО? Эта экономия будет значительной на фоне общих операционных расходов?
На изготовление, подписание и передачу одного бумажного комплекта документов среднее предприятие тратит около 151 рубля, тогда как электронный комплект обычно обходится в сумму около 7 рублей. Так, предприятия, которые перейдут на ЭДО, сократят траты на расходные материалы и логистику как минимум в 21 раз, а в зависимости от вида бизнеса и масштаба документооборота экономия может достигать и больших пределов.
С экономией понятно. Но не будет ли ЭДО замедлять отлаженные бизнес-процессы?
Он их, наоборот, ускорит. По расчётам МТС, клиенты в сфере IT и телекома, воспользовавшись услугой, в шесть раз ускоряют поступление платежей, на 88% сокращают процесс согласования и доставки документов для контрагентов. Банки и ретейлеры в два раза расширяют спектр оказываемых услуг для географически удалённых клиентов и на 54% сокращают количество ошибок из-за ручного ввода данных. А клиенты из ТЭК и автопрома могут в три раза сократить время на отслеживание хода документов и на 40% быстрее корректировать документы в режиме онлайн без необходимости бумажного дублирования.
Я ИП, зачем мне ЭДО?
Любой ИП заинтересован экономить на расходах и держать их на максимально низком уровне. В то же время большинство предпринимателей регулярно взаимодействуют с крупным и средним бизнесом (модель B2B) и тонут в бумагах из-за необходимости поддерживать двусторонний документооборот. Переход на ЭДО сокращает постоянно растущие издержки и операционные затраты, зачастую не относящиеся к основному бизнесу ИП, а без этого невозможно вырасти в малый бизнес и затем продолжать развиваться в бизнес среднего и крупного сегмента.
Какие бумажные документы можно заменить электронными?
Абсолютно все. ЭДО является юридически значимым — соответственно, позволяет обмениваться юридически значимыми документами. Их содержание, безусловно, воспринимается как подлинное; чтобы документ в электронном виде получил статус юридически значимого, нужно использовать электронную подпись. Обмениваться электронными документами можно как внутри компании, так и с внешними партнёрами — клиентами, поставщиками и контрагентами.

В электронном виде можно передавать, счёт, счета-фактуры, акты выполненных работ, УПД и другие типы документов.
Сейчас везде кибератаки, а ЭДО будет передавать данные непонятно куда. Вдруг их кто-то украдёт? Передавать документы в электронном виде, вообще, безопасно?
Да, более того — это намного безопаснее, чем в бумажном. Все документы подписываются электронной подписью с использованием средств криптографической защиты информации, что исключает возможность утечки данных. Кроме того, компания сможет регулировать доступ сотрудников к электронным документам, а также вести учёт входящих и исходящих документов, систематизировать их и использовать удобную систему поиска документов в архиве.
Мне придётся заново обучать сотрудников. Это долго и утомительно.
Принципы обмена электронными документами аналогичны принципам обмена бумажными документами. Точно такая же логика, поэтому обучать дополнительно сотрудников необходимости нет. ЭДО похож на электронную почту, ориентироваться в нём легко и удобно, а освоить весь функционал можно будет за пару часов.
Я могу обмениваться документами с любой компанией или только с той, у которой тоже есть ЭДО?
Компания, которая перешла на ЭДО, может обмениваться документами с любой организацией. Если же кого-то из партнёров или контрагентов не окажется в списке доступных к взаимодействию, можно пригласить его в безбумажное будущее посредством внутренней функции системы «Пригласить в ЭДО». Например, обмениваться документами в электронном виде можно с МТС.
Какой ЭДО выбрать?
Необходимо, чтобы ЭДО был сертифицирован в Федеральной налоговой службе (ФНС). Список организаций — операторов ЭДО опубликован на сайте ФНС.
В чём удобство ЭДО?
  • ЭДО позволяет получать и отправлять оригиналы документов за несколько секунд.
  • Массово подписывать документы в «один клик» с компьютера или смартфона.
  • Снизить расходы на делопроизводство и содержание архивов.
  • Всегда своевременно предоставлять документы в ФНС, получать вычеты по НДС по итогам периода, в котором совершена сделка.
Как через ЭДО обмениваться документами с МТС?
В личном кабинете вашего оператора ЭДО примите приглашение от МТС на установление взаимодействия. Можно также самостоятельно направить подобную заявку в адрес МТС. 

После этого необходимо подтвердить новый способ получения документов. Проще всего это сделать через сервис «Виртуальный менеджер»: зайдите в раздел «Обращение» → «Заявка» → «ЭДО» → «Установка метода доставки ЭДО».

Теги: