Бизнес нерукотворный

Снижение расходов – мантра последних лет представителей любого сектора экономики и бизнеса любого масштаба. Будь то крупные компании, где за каждую функцию отвечает соответствующее подразделение, или семейный бизнес, в котором нет лишних рук, ног и средств. Один из самых очевидных способов сократить издержки производства и высвободить ресурсы – перевести документооборот в электронный вид. Стоимость одного электронного комплекта документов в сравнении с бумажным сокращается в семь раз. Ключевой элемент электронного документооборота (ЭДО) – электронная подпись (ЭП). О ней – более подробно в нашем обзоре.

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись – это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. Для простоты понимания ее можно назвать виртуальным паспортом, по которому различные автоматические системы идентифицируют пользователя. Электронная подпись – это также ключ, открывающий доступ к услугам государственных организаций на портале gosuslugi.ru или сайтам регуляторов. Юридически ЭП является полноправным цифровым аналогом собственноручной подписи.

С технической точки зрения ЭП – это программное обеспечение, которое хранится на похожем на USB-флешку устройстве – USB-токене. С таким аксессуаром подписант документов больше не привязан к офису, он доступен всюду, где есть интернет, его рабочий компьютер или ноутбук.

Какие бизнес-задачи можно решить с помощью ЭП?

Мы уже говорили про экономию расходов. Сравните: на изготовление, подписание и передачу одного бумажного комплекта документов тратится около 30 рублей, а электронный комплект обычно обходится в сумму от 4 до 7 рублей, в зависимости от объема. Для организации ЭДО понадобиться электронная подпись. Не забываем и про то, что время – тоже деньги. Поставленный на цифровые рельсы обмен документами внутри компании и внешний оборот с контрагентами, например, счетами-фактурами, будет происходить моментально. Ни тебе задержек с доставкой, ни сомнений в подлинности.

ЭП также упрощает взаимодействие с контролирующими органами. Уместно вспомнить, что компании со штатом 25 сотрудников и больше с 1 января 2016 года это обязаны отчитываться перед Федеральной налоговой службой в электронном виде. С ЭП можно в разы ускорить исполнение этой обязанности: проводить нужные действия на госпортале www.nalog.ru можно при помощи электронной подписи. Она же открывает доступ к сайту gosuslugi.ru, а через него – к взаимодействию с Фондом социального страхования, Пенсионным фондом, Росстатом и другими органами. Никаких поездок в присутственные места. Никаких очередей.

Кто и где может получить ЭП?

Оформить ЭП можно на любого сотрудника компании: директора – для дистанционного подписания внутренней и внешней документации, главного бухгалтера – для взаимодействия с контролирующими органами, специалиста из административного или финансового блока – для обмена счетами-фактурами или другими документами с контрагентами. Список примеров можно было бы продолжить.

Получить сертификат ЭП можно в любом аккредитованном Министерством связи и массовых коммуникаций РФ удостоверяющем центре. Такие центры есть у компании МТС, соответствующую аккредитацию МТС получила в 2013 году. Сейчас около десяти центров выдачи электронной подписи МТС разбросаны по крупнейшим регионам страны, а до конца 2017 года центры появятся в каждом российском регионе. Для того, чтобы получить ЭП от МТС, нужно отправить заявку на электронный адрес e@mts.ru, прислать электронные копии документов, а после их проверки забрать ЭП на USB-токене в удостоверяющем центре. Вся процедура оформления ЭП в офисе МТС занимает не более 15 минут. Срок действия полученной электронной подписи – один год, после чего ее нужно перевыпустить.

Получил, вставил флешку в компьютер, и документ автоматически подписан?

Нет. ЭП – это лишь один из реквизитов электронного документа. Для применения ЭП необходимо установить на компьютер криптографическую защиту, например, программу «Крипто ПРО CSP». Кроме того, нужна программа, в которой происходит непосредственное подписание, например, это «Крипто АРМ». Она нужна для шифрования и расшифровки данных при подписании документа и проверки его целостности. С первого взгляда документ, будь то .doc, .xlsx или любого другого формата не меняется: виртуальная круглая печать или росчерк пера на нем не появляется. Вся необходимая информация видна в интерфейсе программы «Крипто АРМ». Приобрести это ПО можно на сайте официального поставщика www.cryptopro.ru.

Как обеспечивается безопасность?

Безопасность информации на стадии создания подписи и сохранность предоставленной клиентом информации удостоверяющему центру гарантирует оператор услуги. С момента получения USB-токена за все документы, подписанные ЭП, отвечает ее владелец. Создание копии или утечка информации от оператора исключены. Поэтому клиенту необходимо ответственно относиться к своей ЭП:

• изменить пароль, созданный при оформлении;
• хранить пароль в секрете, как любые другие пароли или PIN-коды банковских карт;
• хранить USB-токен в надежном месте, откуда его не украдут.

Если вы все же лишились флешки, нужно немедленно сообщить об этом менеджеру в удостоверяющем центре и максимально оперативно написать заявление на приостановление действия ЭП или ее отзыв.

Какие еще особенности есть у ЭП?

Электронная подпись, как и криптографическая программа, необходимая для ее создания и прочтения, работает только на персональных компьютерах на ОС Windows.

Если вы впервые пользуетесь порталом gosuslugi.ru, необходимо зарегистрироваться. Несмотря на наличие у вас электронной подписи, портал требует ввода логина и пароля.